viernes, abril 17, 2009

Revisa y Edita un e-mail para que realmente lo lean

El e-Mail es tan fácil de enviar, que a veces no le ponemos el cuidado necesario.  Hemos mencionado que escribir un e-mail es diferente a escribir una carta y hemos tratado este tema anteriormente también, pero en Harvard Business salió un artículo que vale la pena ver con tips muy prácticos.

Menciona que entre "más público" un e-mail, más cuidado hay que ponerle.  Si es un e-mail a toda la empresa o algo similar, hay que ponerle mucho cuidado.

Los diez puntos para editar resumo:

1-  Elimine redundanciasNo repitaUna vez es suficiente.  Si repites cosas, el lector va a empezar a "escanear" rápidamente y no a leer.

2- Use números y datos específicos en lugar de adverbios y adjetivos.  "El proyecto está atrasadísimo en tareas vitales", no es tan claro como "El proyecto está 3 semanas atrasado en la entrega de panes de hamburguesa a Monterrey"  (Aún si no tienes números, elimine los adverbios y adjetivos.)

3- Póngale el Contexto.  ¿El lector sabe que si no se entregan los panes de hamburguesa a Monterrey, la compañía perderá $37 millones?  Si no estás seguro, recuérdales.

4- Enfóquese en el argumento más fuerte.  ¿Deben entregar esos panes de hamburguesa porque el atrasarse es vergonzoso para la empresa, porque los niños no pueden cenar, o porque está costándole a la empresa decenas de millones?  Tal vez se pueden dar los tres problemas, pero hay una de esas razones que hará que el lector embarque esos panes, dependiendo de quién es el lector.

5- Quita Material fuera-de-tema.  Los mejores e-mails son los que dicen una cosa con claridad.  Los e-mails con un sólo tema son más fáciles de archivar y para tomar acción.

6- Busque frases evasivas y elimínelas.  "Era a la vez nuestro mejor momento y nuestro peor momento" suena muy poético, pero no sirve para un reporte de estatus.

7- Cuidado con el Humor.  ¿Hay algo particularmente chistoso o ingenioso?  ¡Cuídate!  Cosas que nos parecen chistosos en cierto contexto tal vez no sean tan chistosos para el miembro de la junta directiva.

8- Si está cargado de emoción, bórrelo.  Si tienes allí una frase que deja muy claro quién ha estado adviriteindo respecto a los panes de hamburguesa desde el principio, bórrelo.

9- Cortito Mejor.  Recuerda que el lector está tratando de digerir tu mensaje entre decenas de otros.  Para peores, un BlackBerry o un iPhone tienen capacidad de 40 palabras por pantalla, así que aunque lo veas cortito en la pantalla de tu desktop, puede convertirse en un ensayo largo en una pantalla móvil.

10- Consultarlo con la Almohada.  Escríbela pero no la envíes hasta que madure.  Con el tiempo, la urgencia puede bajar y un e-mail menos para que lidien todos los lectores será bien agradecido.

[Harvard Business vía Lifehacker]

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