domingo, noviembre 15, 2009

Auto-Evaluación -- ¿Cómo me va con GTD?

Si usas el sistema de organización "GTD" de David Allen de su libro Organízate con Eficacia (Getting Things Done), esta autoevaluación es bueno hacerla regularmente.



http://www.surveygizmo.com/s/202088/quizgtd

De Matthew Cornell, publicado originalmente aquí.

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lunes, noviembre 09, 2009

Toma tu test GTD

Desde hace casi una década ya, David Allen ha estado influyendo en en mundo a través de su sistema GTD para productividad.   Con la salida de su tercer libro, Making it Work, tiene en-línea una excelente auto-evaluación.

Es un quiz muy rápido con resultados interesantes.  Lamentablemente, no funciona a-través de los traductores en línea, así que está disponible sólo en inglés.

[gtdiq.com]

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jueves, octubre 29, 2009

Administración del Tiempo: Estar Presente


Escuché a alguien hablar de la Administración del Tiempo y definieron el objetivo de una manera que me gustó.

Nuestro objetivo es estar presentes en lo que estamos haciendo.

Tantas veces estás físicamente presente en un lugar, pero mentalmente o emocionalmente estás en el pasado o el futuro.   O estás pensando en lo que sucedió o haciendo planes en lo que sucederá.  El objetivo es estar presentes en lo que estamos haciendo.


Foto de [shakuhashi]

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lunes, junio 08, 2009

Dé Cursos o tenga Reuniones Interactivas Usando ShowDocument

Si necesitas tener una reunión o dar un curso en Internet, la parte de Audio se resuelve con un sistema telefónico o con SKYPE, pero ¿cómo se puede compartir un ambiente de colaboración o pedagógico como si estuvieran en un mismo lugar?  Show Document es un servicio gratuito que permite este tipo de reuniones o cursos, y lo hace sin instalar software adicional.

Para compartir un documento PowerPoint, por ejemplo, abra la página y seleccione Start en la casilla de Shared Document.

Cuando termine de subir el documento que vas a compartir, sale una pantalla preguntando cómo quiere compartir la sesión con otros usuarios.  (El sistema permite hasta 50 personas participando en la presentación). 

En la parte de arriba se comparte el nombre y el círculo amarillo muestra las maneras en que puedes compartir el código de reunión con los participantes, ya sea dictando un código o enviando un e-Mail o un chat.




Ahora, se comparte una presentación PowerPoint, además de una Pizzara Electrónica y un Documento (Ver círculo VERDE), un espacio para anotaciones en vivo (Ver círculo ROJO) y hasta un espacio para chatear con los participantes (Ver círculo AMARILLO)

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viernes, abril 17, 2009

Revisa y Edita un e-mail para que realmente lo lean

El e-Mail es tan fácil de enviar, que a veces no le ponemos el cuidado necesario.  Hemos mencionado que escribir un e-mail es diferente a escribir una carta y hemos tratado este tema anteriormente también, pero en Harvard Business salió un artículo que vale la pena ver con tips muy prácticos.

Menciona que entre "más público" un e-mail, más cuidado hay que ponerle.  Si es un e-mail a toda la empresa o algo similar, hay que ponerle mucho cuidado.

Los diez puntos para editar resumo:

1-  Elimine redundanciasNo repitaUna vez es suficiente.  Si repites cosas, el lector va a empezar a "escanear" rápidamente y no a leer.

2- Use números y datos específicos en lugar de adverbios y adjetivos.  "El proyecto está atrasadísimo en tareas vitales", no es tan claro como "El proyecto está 3 semanas atrasado en la entrega de panes de hamburguesa a Monterrey"  (Aún si no tienes números, elimine los adverbios y adjetivos.)

3- Póngale el Contexto.  ¿El lector sabe que si no se entregan los panes de hamburguesa a Monterrey, la compañía perderá $37 millones?  Si no estás seguro, recuérdales.

4- Enfóquese en el argumento más fuerte.  ¿Deben entregar esos panes de hamburguesa porque el atrasarse es vergonzoso para la empresa, porque los niños no pueden cenar, o porque está costándole a la empresa decenas de millones?  Tal vez se pueden dar los tres problemas, pero hay una de esas razones que hará que el lector embarque esos panes, dependiendo de quién es el lector.

5- Quita Material fuera-de-tema.  Los mejores e-mails son los que dicen una cosa con claridad.  Los e-mails con un sólo tema son más fáciles de archivar y para tomar acción.

6- Busque frases evasivas y elimínelas.  "Era a la vez nuestro mejor momento y nuestro peor momento" suena muy poético, pero no sirve para un reporte de estatus.

7- Cuidado con el Humor.  ¿Hay algo particularmente chistoso o ingenioso?  ¡Cuídate!  Cosas que nos parecen chistosos en cierto contexto tal vez no sean tan chistosos para el miembro de la junta directiva.

8- Si está cargado de emoción, bórrelo.  Si tienes allí una frase que deja muy claro quién ha estado adviriteindo respecto a los panes de hamburguesa desde el principio, bórrelo.

9- Cortito Mejor.  Recuerda que el lector está tratando de digerir tu mensaje entre decenas de otros.  Para peores, un BlackBerry o un iPhone tienen capacidad de 40 palabras por pantalla, así que aunque lo veas cortito en la pantalla de tu desktop, puede convertirse en un ensayo largo en una pantalla móvil.

10- Consultarlo con la Almohada.  Escríbela pero no la envíes hasta que madure.  Con el tiempo, la urgencia puede bajar y un e-mail menos para que lidien todos los lectores será bien agradecido.

[Harvard Business vía Lifehacker]

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domingo, marzo 22, 2009

Monitoree su Productividad con FruitfulTime

Hay veces que uno pasa horas en la computadora y se pregunta luego, ¿qué hice?  Otros se preguntan cuánto tiempo están pasando en Facebook o en TwitterFruitfulTime te da la respuesta.

FruitfulTime está diseñado para monitorear la productividad de los empleados.  ¿Cuánto tiempo pasan mis empleados en Hi5 o en YouTube en lugar de trabajar?  A modo de prueba, es posible instalar la versión personal de FruitfulTime para monitorear cuáles paquetes de software y cuáles sitios Internet son los que más uso.

La instalación es sencilla.  Baje la versión personal y la instalas.  Ella se queda en tu sección de íconos junto al reloj en la barra de tareas anotando qué haces.  Para abrir el reporte, le haces click.  Allí es donde sabrás cuánto tiempo "inviertes" en cuáles cosas.

Para mi, el reporte que abre en el browser me responde dos preguntas:

1- ¿Cuánto tiempo paso sentado en la computadora?
En la esquina de arriba a la izquierda del reporte, sale esta sección que dice el tiempo que estuvo encendida la computadora.  La sección VERDE indica el uso activo, y las rojas, amarillas y beige representan tiempos de inactividad (protector de pantalla, suspendido, etc).

En los últimos 30 días, pasé casi 117 horas en la computadora.  Tal vez es hora de pensar en una silla más ergonómica porque son muchas las horas....

Pero eso me lleva a la segunda pregunta.  ¿Qué estuve haciendo durante casi 4 horas al día?


2- ¿Qué estoy haciendo mientras estoy sentado allí?
El reporte de lo que estoy haciendo se divide en dos: Aplicaciones y WEB. Las aplicaciones te dirá cuánto tiempo usas FireFox, Explorer, Word, Excel, e-Sword o lo que sea.  La de WEB te dirá en el Internet, qué sitios web estás accediendo.  El mes pasado pasé dos horas y media en Flickr.  ¿Será demasiado?  ¿Estoy perdiendo el tiempo?  Eso depende de tí.

Para algunos, les servirá saber y controlar su tiempo personal, para otros el uso que le dan sus hijos en la computadora.  Por lo menos ahora tenemos una aplicación sencilla que nos da las estadísticas.

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sábado, febrero 14, 2009

Obtén tu e-mail Hotmail en tu cuenta GMail


Si tienes una cuenta Hotmail por allí, que ya no consultas mucho, pero no puedes cerrar porque hay algunos contactos que se rehúsan a actualizar sus libretas de direcciones para usar tu cuenta GMail, ahora puedes usar POP3 para sacar tu e-mail de Hotmail.

Explicación Técnica
Resulta que Hotmail está (al fín) habilitando POP3 para poder usar el cliente de correo que quieras; pero por ahora está disponible sólo para EEUU y Brasil.  Pero como los servidores GMail están en EEUU, entonces GMail puede retirar tu e-mail Hotmail sin problemas.

Configuración
1) En tu cuenta GMail, vaya a «Configuración», «Cuentas» y haz click en «Añadir una cuenta de correo de tu propiedad»

2) Escribe el nombre de tu cuenta Hotmail en «Añadir una cuenta de correo de tu propiedad».y presiona «Paso Siguiente»

3) Llena los campos como sigue:
  • Nombre de Usuario: Escribe aquí el e-mail completo, incluyendo el "@hotmail.com" o "@live.com"
  • Contraseña: Tu contraseña de Hotmail.
  • Servidores POP3: pop3.live.com
  • Puerto: 995
  • Marque «Utilizar siempre una conexión SSL»
  • Si desea que el e-Mail permanezca en Hotmail, marque «Dejar una copia...»
  • Si usas etiquetas en GMail, marque también «Etiquetar los mensajes entrantes...»

GMail es un lugar excelente para consolidar tus cuentas, y ahora ya se puede consolidar Hotmail también.

Nota: Si deseas poder enviar como Hotmail, el puerto SMTP es smtp.live.com (Port 25)

[LifeHacker]

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