lunes, julio 30, 2007

El Teléfono es tan siglo pasado

El otro día estuve en casa de un amigo con su hija de 13 años y ella tenía que contactar a su amiga para ver si iban a pasear en la noche. Ella no fue corriendo al teléfono, fue corriendo a su MSN y allí la buscó. Unos minutos después le preguntamos qué había dicho la amiga. "No sé, es que no estaba en línea." ¿Porqué no la llamaste?

En un seminario de Enterprise 2.0 el mes pasado sacaron la siguiente estadística: Un usuario típico de 21 años hace 100 llamadas telefónicas al mes, pero 2500 mensajes de texto SMS.

Nuestros modos de comunicación están cambiando.

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jueves, julio 26, 2007

Inbox Zero -- e-mail basado en acciones

Merlin Mann, da un discurso excelente en inglés sobre el manejo de e-mail basado en acciones. En 35 minutos da el discurso y el resto del tiempo para preguntas y respuestas.



La serie de entradas de bitácora está aquí

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viernes, julio 20, 2007

Cómo introducir el proceso de GTD (Organízate con Eficacia)


Me he topado con la disyuntiva de cómo introducir el proceso de flujo de trabajo de Organízate con Eficacia (GTD) a las personas por primera vez. He intentado varias opciones con resultados mixtos:

  • Describir los cinco pasos de división del trabajo -- muchos se me quedan viendo como que fuera demasiado metódico.
  • Mostrar mi agenda, organizada por contextos -- a veces piensan en el sistema y no el método, como que les estoy vendiendo mi PDA, etc.
  • Enseñar un diagrama de flujo simple -- casi igual al mostrar los cinco pasos, aunque por lo menos apoyado visualmente.
  • Enseñar el diagrama de flujo avanzado -- demasiada información para alguien que no conoce el proceso.
  • Hablar de "mente como el agua" -- ¿eres karateka?
  • Hablar del modo pre-vacaciones y cómo se sintieron cuando estaban libres de pendientes durante las mismas -- este funciona bien para algunos, por lo menos ven el resultado a obtener y no el proceso para llegar allí.
Hace unos días Scott Moehring me envió un documento Excel que él usa para introducir el proceso. Tres columnas que rellena la persona interesada: Cosas, Resultados Deseados y Siguientes Acciones. Me dijo que con esto las personas entienden el proceso y si preguntan más, entonces enseña más.

Me dio permiso de publicar el documento -- lo puedes bajar aquí.

Si tienen alguna sugerencia de cómo introducir GTD, compártenlo.

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miércoles, julio 18, 2007

Modo Post-Vacaciones


Llegamos de las vacaciones y hay mucho que hacer:

  • Nuestros buzones de entrada están llenos: e-mail, recados telefónicos, papeles, revistas, facturas o recibos y otros papeles.
  • Hay que descansar de las fatigas del reposo. Depende del estilo de las vacaciones, pero muchas veces llegamos cansados -- necesitamos dormir bien, comer lo que nos gusta, atender nuestras quemaduras, dolores musculares, picaduras de mosquito, etc.
  • Traemos la cámara llena de decenas de fotos que hay que procesar, mandar, imprimir y compartir.
  • Ropa sucia, casa sucia, equipo sucio (de acampar, bicicleta, deporte, automóvil, ...) -- la anterior rutina de limpieza tiene que re-establecerse.
  • Desde que empezábamos a llegar a casa, nuestro cerebro se empezó a encender de nuevo y tenemos mil ideas nuevas que hay que procesar.
Algunas sugerencias:
  1. Averigua las prioridades de todos los miembros de la casa antes de tomar decisiones. Sugiero una pregunta como: Ahora que lleguemos, ¿qué es importante para ti? Para unos dormir, otros limpiar, otros subir fotos, otros procesar e-mail. Revisa las expectativas bien para no terminar las vacaciones con una discusión.
  2. No te comprometas a cosas el día siguiente, si es posible. Regreso Domingo, así que Lunes tempranito estoy en tu oficina para avanzar el proyecto. Hacer el proceso de revisión semanal, procesar los buzones de entrada y definir todo lo que hay en la mesa antes de escoger. Como bien lo dice David Allen: "Sólo puedes estar contento con lo que estás haciendo si sabes conscientemente todo lo que no estás haciendo en ese mismo momento."
  3. Posiblemente hay que hacer un proceso de Vaciado Mental -- ya que has pensado en las vacaciones de proyectos, tareas, compromisos que quieres hacer (o que quieres dejar de hacer).
  4. También puede ser que has pensado en un nivel superior. En lugar de estar pensando en la "pista de aterrizaje" y los 10 mil pies de proyectos... te has puesto a pensar en niveles de áreas de responsabilidad, metas a 1 a 2 años, visión a 3-5 años y tu misión de vida. Ponle el cariño y tiempo, ya que esto puede ser de los resultados más duraderos de tus vacaciones. En este proceso, hay que empezar a bajar las ideas a proyectos y acciones, además de permitir que muchas cosas entren y salgan de tu lista de "Algún Día/Quizás."
Las vacaciones se pueden aprovechar al 100%... pero si haces bien el modo "Post-Vacaciones" puedes sacarle el 200% o más! Si tienen alguna otra sugerencia, hablenlo en los comentarios.

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