domingo, abril 22, 2007

Outlook GTD Parte 3 -- Implemente GTD en Outlook con Jello Dashboard

En las primeras dos partes de esta serie, implementamos un sistema de GTD para Outlook y un PDA basado en Tareas con categorías para identificar el Contexto y una categoría de Contactos para almacenar los Proyectos. Hoy agregamos un software gratuito llamado Jello Dashboard al sistema para crear un ambiente excelente para hacer la Revisión Semanal y trabajar en Proyectos.

Jello Dashboard y su PDA
Hasta la versión 1.3 de Jello Dashboard, la lista de proyectos se podía guardar en una categoría de contactos, lo que nos servía para mantener una sincronización entre el PDA y el Outlook. A partir de la versión 2 de Jello la lista de proyectos NO se guarda en contactos, ya que el autor dice que "estaba creando muchos problemas.

Por lo tanto, esta semana voy a explorar esta versión y posteriormente voy a presentar la versión actual del Jello que aunque no sincroniza la lista de proyectos con PDA, presenta varias otras opciones que pueden ser de su interés. Siga leyendo para ver cómo se configura Jello Dashboard para sincronizar...

Instalación
Para instalar el sistema, primeo baje el software de aquí. Para instalarlo, hay que crear una carpeta en el Outlook así como marqué en rojo, y en las propiedades de la carpeta, palomear la opción en verde y dirijilo al lugar donde descargaste el archivo jelloGTD.htm.





Configuración de Jello
Para configurar Jello como hemos indicado, hay que ingresar a la parte de Tools -> System/About como se muestra en la flecha roja. Lo primordial aquí es configurar las dos opciones marcadas en amarillo:
1- Que Project Location indique el lugar donde tienes los proyectos guardados. Si usas el sistema que mencionamos en la parte 1 de esta serie, lo dejarás en "Default Contacts".

2- Hay que definir Project Category Name con la misma categoría que marcamos anteriormente en la parte 1 de esta serie.

Uso de Jello
Una vez configurado esto, el Jello es auto-didáctico. En la sección de Projects aparecen todos los proyectos definidos y sincronizados en la PDA. Para trabajar un proyecto y definir las siguientes acciones de la misma, haces click en su título y se muestran todas las tareas pertinentes a ese proyecto.

En la sección de Contextos aparecen todos los contextos definidos en las tareas. Aparecen las siguientes acciones que están asociadas a proyectos junto con las que son independientes.

Para terminar, quiero resaltar la lista Maestra donde se muestran todos los proyectos y contextos juntos. Es una vista muy buena para la revisión semanal.

La próxima semana, mostraré la nueva versión de Jello.


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jueves, abril 19, 2007

Mozy -- Una solución excelente para respaldo en línea

Ayer murió mi disco duro, pero no perdí ningún documento gracias a MOZY. Mozy es una solución de respaldo en-línea, con 2GB de espacio gratuito y un excelente programa que respalda automáticamente los documentos más importantes a tu espacio en la Nube.

Mozy instala un pequeño software que cuando detecta que tu computadora está inactiva, se despierta y empieza a respaldar. Le indicas qué documentos quieres respaldar -- Word, Excel, Fotos, Música, etc. -- Yo respaldo todo menos la música porque no me cabe en los 2GB que me proporciona y funciona excelentemente. Si te interesa el Mozy, descargarlo de aquí y obtienes 250MB más de espacio.

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miércoles, abril 18, 2007

Modo Pre-Vacaciones

¿Has notado que cuando estás a punto de salir de vacaciones te haces más eficiente?

  • Delegamos con mucho mas eficaciaTiramos las 50 revistas que todavía queremos leer a la basura
  • Dejamos todas las tareas que no pertenecen en nuestra lista
  • No planificamos las reuniones estúpidas — apenas las reuniones que son realmente necesarias
Lea el artículo completo en El Canasto

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martes, abril 17, 2007

Outlook GTD Parte 2 - Sincronización con un PDA

Uno de los factores críticos de éxito para un sistema de planificación es poder tener una versión portátil de la información contigo. Si estás implementando el sistema GTD con Outlook, es vital tener una sincronización con PDA para lograr dicho factor.

Hay muchos sistemas de PDA y cada uno tiene muchos programas de software que se le puede agregar para mejorarlo. El sistema mío es Palm, pero voy a hablar de lo que puedo sobre el Windows Mobile. Voy a mantener la discusión a dos niveles: Primero los principios recomendados para la sincronización adecuada del sistema, y luego el software extra que yo utilizo en mi sistema sincronizado.

Siga leyendo para ver un sistema GTD de Outlook sincronziar con un PDA.

Como vimos en la parte 1 de esta serie, ya tenemos nuestras tareas y proyectos en Outlook utilizando categorías: Categorías de tareas representan los contextos de trabajo de GTD y la categoría "Proyectos" en los contactos representa la lista de proyectos de GTD

GTD Móvil
Como nuestro sistema GTD está en Outlook, básicamente lo que necesitamos hacer en la PDA es lo siguiente:

  • Identificar la siguiente tarea por realizarse rápidamente según el contexto. Por ejemplo, estás haciendo fila en alguna entidad de gobierno y puedes mirar tu lista de "@Llamadas" para ver si alguna la haces con tu teléfono móvil. Para esto, el Task Manager incorporado en el PDA es adecuado, mas no óptimo, ya que puede filtrar las tareas, pero no lo muestra de manera excelente. Para eso, recomiendo al final un software adicional para el PDA.
  • Grabar siguientes acciones inmediatamente conforme aparecen para mantener la mente en el estado de "mente como el agua." Por ejemplo, si hablas con un cliente y le dices que le enviarás la cotización el martes, inmediatamente grabas una tarea "@Computadora" o "@Oficina" con fecha del martes próximo que dice: "Enviar cotización a XXX"
  • Crear proyectos, también para sacar los pendientes de tu cabeza inmediatamente. En este caso, en la PDA sería crear un contacto en la categoría "Proyectos" para la idea que acabas de tener mientras esperabas que te llamaran en el dentista.
La parte de GTD que se complica hacerlo Móvil.
Así como hay partes del GTD que son muy prácticos mantenerlos móviles, hay otros que, aunque tal vez se puede sincronizarlas con PDA, el costo/beneficio de hacerlo es alto por lo complejo de hacerlo y la cantidad de provecho que le vas a sacar. Esto es lo que usualmente NO recomiendo poner en la PDA.
  • Listas de "Algún Día/Quizás"
  • Archivo de referencia digital de proyectos
  • Histórico de Tareas / Proyectos concluidos
Básicamente, haz tu revisión semanal en Outlook y sincroniza la lista de Siguientes Acciones, Calendario y Proyectos.

Frecuencia de Sincronización
Con respecto a la frecuencia de sincronización, lo mejor es sincronizar cada vez que te vas a ir a la calle y cada vez que regresas de ella. Así tu Outlook y tu PDA siempre van a reflejar la última versión de tus listas.

Software Adicional: Agendus
A pesar de que soy un fanático del Freeware, la verdad es que a veces hay que invertir para conseguir software de calidad. Mi recomendación para trabajar flexiblemente es Agendus de Iambic.

Agendus te puede proporcionar los siguientes beneficios
  1. Mostrar los pendientes en el Calendario y en las Siguientes Acciones con fecha de hoy en una misma pantalla, similar al formato de Outlook Today. Aquí es donde uno empieza el día ya que marca las cosas que tienen que suceder hoy. Cuando quieres ver la lista de siguientes acciones expandida, seleccionas el botón señalado con la flecha verde.
  2. Separar las Siguientes Acciones por categoría en un formato de árbol, como muestra la flecha Roja. Así puedes abrir los contextos que son relevantes en el lugar donde estás para escoger qué vas a hacer en un momento dado. Por ejemplo, si estás esperando que empiece una junta, abres @Llamadas, @Dondequiera y @A Espera De para ver en qué puedes ocupar estos minutos.
  3. Además, filtrar la lista de Siguientes Acciones según las que No Tienen Fecha (Ver flecha marrón). Así cuando estás viendo siguientes acciones, no te salen las que tienen fecha designada, así efectivamente usando las tareas como Recordatorios ("Tickler") y también como Siguientes Acciones.
  4. Lo último que quiero señalar que Agendus hace de manera genial es mantener la liga entre un Contacto y las juntas y tareas que están relacionadas con él. Aquí se muestra el menú de Agendus para crearle al contacto Douglas Baker una nueva Tarea, Llamada o Junta. Agendus mantiene un Historial del Contacto de tal manera que yo puedo ver todo lo que hice con este cliente a través del tiempo.
Agendus está disponible para Palm y Windows Mobile, en Inglés y en Español, con versión de prueba que se puede bajar y probar.

La próxima semana terminaré esta serie de Outlook GTD agregándole a Outlook un add-in gratuito para implementar GTD que va a convertir un sistema bueno en uno excelente.

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lunes, abril 02, 2007

Outlook GTD Parte 1 -- Categorías de Tareas y Proyectos


Esta es la primera de una serie de cómo implementar GTD en Microsoft Outlook. En esta parte veremos el montaje de Outlook. En parte 2 veremos Sincronización con un PDA y en Parte 3 veremos un agregado gratuito a Outlook que nos llevará a un sistema muy completo.

Mi vida en Outlook -- Mi sistema también
Todo mi e-mail llega en Outlook, tengo mi buscador de e-mail viejo, mi historial, notas, tareas, contactos,... por lo tanto, mi sistema GTD tenía que estar allí. Básicamente se monta en cuatro pasos: Categorías de contexto, Vista de Tareas, Almacenamiento de Proyectos y Almacenamiento de la lista de Algún Día/Quizás.

Los ejemplos están en Outlook en Inglés, (porque estoy obligado debido a un add-in que necesito en el trabajo) pero se puede hacer con Outlook en Español).
Siga leyendo para ver cómo diseñarlo.

1- Categorías de Contexto para Tareas
El primer paso en montar los contextos de GTD como categorías de Outlook. Oultook trae una serie de categorías, que yo prefiero eliminar y reemplazar con una lista estándar.

Lo más eficiente es cambiar la lista Maestra de Categorías, así permitiendo la clasificación de contexto rápidamente para todas las tareas.


2- Cambiar la Vista de Tareas
En segundo lugar hay que ver las tareas de una manera más práctica que la que trae Outlook.

La vista que ve abajo permite rápidamente ver las tareas que están pendiendes en un contexto y no ver otra información que distrae. Si estoy en la oficina, por ejemplo, abro las listas de Oficina, Web y Llamadas y allí tomo la decisión de cómo proceder.

Para hacer esta vista, entra a Tareas de Outlook.

  1. En el menú View, seleccione Arrange By, Current View, y Define View.
  2. Ponle un nombre descriptivo como "GTD"
  3. Haz clic en Group By y seleccione "Categories"
  4. Haz clic en Fields. Seleccione únicamente los campos: Icon, Complete, Subject y Due Date.
  5. Haz clic en Filter, seleccione Advanced y mediante los campos de Field, Condition y Value, deje los valores así:
    1. Complete not equal to Yes
    2. Due Date does not exist
3- Un espacio para Proyectos
Lo tercero que necesitamos para trabajar GTD en Outlook es un espacio para dejar "estacionados" los proyectos de múltiples pasos para que cada semana hagamos "siguientes acciones" a las mismas.

Aquí hay varias opciones, pero la que voy a recomendar es implementar Proyectos como Contactos con categoría. Es sencillo: crear cada proyecto como un contacto dentro de su lista de contactos y poner el el campo de Categories una leyenda que dice "Proyectos". (Ver resaltado Rojo en la pantalla a la derecha)

Este sistema permite que en la revisión semanal uno vaya a la categoría de proyectos de sus contactos y establezca nuevas siguientes acciones mediante la opción de "New Task for Contact" señalado en Verde. Así es muy sencillo mantener el control de todas las tareas que provienen de un proyecto.

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