alGrano: Dos minutos pueden ahorrar una vergüenza en el e-mail

¿Cuántas veces nos ha pasado que enviamos un e-mail e inmediatamente nos damos cuenta que se fue con un error, se omitió un dato, se fue a la persona equivocada o algún error de ese estilo? Si fuera un fax, uno apaga el aparato; si fuera un teléfono, cuelgas o explicas; pero como es e-mail, ya se fue con todo y el error.

No se imaginan cuántos errores se pueden evitar con una simple regla que difiere la salida del e-mail por dos minutos. Así tu escribes el e-mail y presionas "Enviar"; pero te permite dos minutos para atrapar el error en la bandeja de salida antes de que se vayan.



Siga leyendo para ver cómo crear esta regla en Microsoft Outlook 2003.

1-Abra el menú de Herramientas -> Hacer Regla

2- Seleccione Iniciar desde una regla en blanco y Comprobar mensajes después de enviar.

3-Aplicar esta regla a todos los mensajes que salen (sin condición) ya que al final pondremos una condición. Ella va a traer un mensaje de advertencia de que se va a disparar la regla para todos los mensajes de salida.

4- Seleccionar la opción de Diferir la entrega un número de minutos y digite que sean dos minutos.

5- Seleccionar la excepción de Excepto si tiene una marca de importancia , seleccionando Importante como la marca. Es decir, la regla se va a disparar para los mensajes de importancia Normal y Baja únicamente.

6- Por último, nombre la regla un nombre descriptivo como "Diferir 2 minutos".

El resultado de esta operación puede ahorrar una buena cantidad de problemas y errores de envío.

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Herramientas de Distracción Masiva

Este artículo de C|Net tiene una frase que me hace levantar las cejas:

El usuario típico de oficina es interrumpido cada tres minutos por una llamada telefónica, un e-mail, un mensaje instantáneo (chat) o cualquier otra distracción. El problema es que nuestros cerebros necesitan ocho minutos ininterrumpidos para entrar en un estado realmente creativo.

¿Qué debemos hacer al respecto de esto? Todos, de alguna manera, nos hemos enfrentado, a un problema similar. Hay un millar de sugerencias para manejar esto, cada quien hace lo que mejor le sirva. Date permiso para apagar toda la tecnología para trabajar en lo que necesites.

Hay dos actores: Usted y la Tecnología. ¿Quién está a servicio de quién?

Foto por Deeppopper

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Organízate con Eficacia (GTD) en un minuto

He estado leyendo el segundo libro de David Allen, Ready for Anything y allí da un resumen de todo el libro de Organízate con Eficacia en un par de párrafos.

Ante la pregunta, ¿Cuál es la problemática de hoy para los Trabajadores Inteligentes?, David dijo que no había *UN* problema, sino una compilación de cinco problemas:

Las personas conservan las cosas en su cabeza. No deciden lo que necesitan hacer acerca de cada cosa que saben que tienen que hacer algo al respecto. No organizan recordatorios de acciones y materiales de apoyo en categorías funcionales. No mantienen y revisan un inventario completo y objetivo de sus compromisos. Luego desperdician energía y se agotan, permitiendo que su ajetreo sea dirigido por lo que es más reciente y más bullicioso, esperando que eso es lo correcto, pero nunca sintiendo el alivio de que así es.

Luego, resume la solución a la problemática en otro párrafo igual de condensado.

Saca todo de tu cabeza. Haz decisiones sobre las acciones requeridas de las cosas conforme se hallan - no cuando estallan. Organice recordatorios de tus proyectos y las acciones siguientes asociadas en categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y revisado lo suficiente para que puedas confiar en tus escogencias intuitivas acerca de lo que estás haciendo (y *no* haciendo) en cualquier momento.

Me parece un resumen excelente de todo un libro. Me encanta esa frase de hacer las cosas "conforme se hallan, no cuando estallan". De verdad, todos los proyectos que valen la pena hacerse, tarde-o-temprano hay que decidir la ruta de acciones a tomar y lo mejor es hacerlas cuando aparecen las cosas y no cuando ya son un problema.

Foto por Victory of the People

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alGrano: Vivendo los Valores Día-a-Día

En la entrada de casi todas las empresas grandes vemos dos carteles: "Nuestros Valores" y "Nuestra Misión." ¿Te has preguntado por qué los ponen allí? Porque sirve que todos los interesados (empleados, clientes, proveedores, asociados, inversionistas,...) sepan qué quieren lograr (Misión) y por medio de cuáles pautas van a lograrlo (Valores).

En su autobiografía, Benjamín Franklin, hombre prominente en la joven EEUU, relata cómo el descubrió 13 valores personales que gobernaban su vida y decide actuar en base a ellos. Semanalmente él enfocaba sus valores y buscaba que todos los días de su vida fueran en base a esos valores.

Es muy efectivo para nosotros planificar en base a nuestros valores -- y no es tan difícil.

Vamos al Grano: Primero pongamos un ejemplo, y luego una sugerencia de actividades.


Ejemplo: Supongamos que en la "entrada de tu vida" tienes un cartel con tus valores entre los cuales está "Tener Buena Salud." ¿Qué actividades podrías planificar que respondan a ese valor? No estoy hablando de generalidades como "comer bien" o "hacer ejercicio", sino de cosas que se pueden agendar.

• Comprar agua embotellada para tomar en lugar de un refresco gaseoso.
• Ir a correr tres mañanas por semana.
• Agendar ir al dentista 1 vez por año
• Despertar el fin de semana sin alarma.
• ...

Actividades Sugeridas

1. Siéntate una tarde a descubrir tus valores. Hazte una lista escrita.
   
2. Semanalmente piensa: ¿Qué puedo hacer esta semana para vivir este valor? Una cosa. Un paso de bebé. La próxima semana toma otro paso de bebé. Agéndalo (con la tecnología de agenda que quieras).
   
3. Si continúas haciendo esto, cumpliendo con lo que valoras, vas a aumentar significativamente tu satisfacción personal.
   

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alGrano: Escribiendo e-mail para que lo vean

Fíjate en estos titulares de periódico:

- Matan a periodista rusa crítica de Kremlin ir
- Apple anuncia teléfono celular y aparato televisivo. ir
- Diálogo multilateral con Norcorea termina sin avance ir

Sean buenas noticias o malas noticias, los titulares tienden a anunciar un resumen de la noticia en pocas palabras. Eso es lo que debemos hacer con el "asunto" en nuestros e-mail.

Establecido que tenemos un sin fin de información disponible y tenemos que desarrollar la destreza de procesarla rápidamente, pensemos en el otro lado de la moneda: Las personas a quien les escribimos e-mail también están saturados de información.

He visto tantos Asuntos que nos describen el contenido del e-mail, en lugar de un resumen del mismo. Por e-mail, estas "noticias" se mandan con Asuntos como "Matanza", "Resultados de Mac-World", "Norcorea" -- o lo que es peor, "Noticia", "Ver", o con el Asunto en blanco.

Vamos al Grano: Capture la atención de su lector con un asunto que resuma bien el e-mail y evite el "no, no lo vi" que plaga el medio.

Paul Garrett es un amante de la productividad y de la tecnología. alGrano se publica todos los miércoles con temas muy prácticos de cómo emplear alguna herramienta de mejor manera.

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Auto Evaluación -- ¿Cómo me va con GTD?

GTD, el apodo que le tenemos a las técnicas descritas en el libro Organízate con Eficacia de David Allen, nos describe cómo organizarnos mejor con todas las entradas de nuestra vida.

Siga leyendo para ver una Auto Evaluación de nuestro sistema GTD.


Recopilación

• Todas mis "Cosas" entran a mi vida por medio de una cantidad pequeña de «cestos» de recopilación (cestos de papel, buzones de e-mail, correo de voz, etc.) ___
• Regularmente hago una revisión mental y vacío mi mente de todos los pensamientos que me están interrumpiendo o molestando ___
• Uso mi buzón de e-mail sólo para recolectar; no se usa para una mezcla de recolección con acción o con referencia.
• Vacío mis «cestos» de recopilación (incluyendo la de papel y de e-mail) cada 24 o 48 horas. ___
• Mis compañer@s de trabajo y familia usan mis «cestos» de recopilación para dejarme notas, memos, recibos, etc. en lugar de dejarlos en lugares inesperados. ___
  
• Siempre ando mi herramienta de recopilación ubicua (cuaderno, PDA, etc.) cerca para capturar cosas que están en mi mente. ___

Procesamiento

• Sé cómo procesar cada tipo de asunto entrando en mis «cestos» de recopilación preguntando "¿De qué se trata?" y "¿Se puede tomar alguna acción al respecto?". ___
• Proceso las cosas de arriba a abajo, una pieza a la vez, y nunca pongo las cosas de vuelta en el «cesto» ___
• Sé que procesando no es lo mismo que haciendo. (Con excepción de la regla de los dos minutos). ___
• Si algo no requiere acción, sé que hay que lo voy a eliminar, incubar («Algún día/Tal Vez») o ponerlo en archivo de referencia. ___
• Si algo requiere acción, sé que debo preguntar "¿Cuál es la acción siguiente?" ___
• Si algo requiere acción, sé que debo o hacerlo (si requiere dos minutos o menos), delegarlo (si alguien más debe hacerlo) o diferirlo (programarlo para hacerlo en el futuro). ___
• Estoy cómodo moviendo cosas que requieren acción a alguna de las cuatro categorías -- «Proyectos», «Calendario», «Acciones Siguientes» o «A la Espera». ___
• Las acciones que anoto son cortas, simples y concretas. ___
• Mantengo mi lista de «A la Espera» actualizada con cosas como compras, trabajos delegados y reembolsos. ___
• Archivo las cosas inmediatamente, en lugar de ponerlas en una pila "Para Archivar." ___

Organización

• Puedo archivar y retirar material de referencia o de proyectos en 60 segundos o menos. ___
• Uso una máquina de etiquetas para hacer etiquetas para mis archivos. ___
• Uso un único sistema alfabético (A-Z) para mi material de referencia y mis proyectos (organizado de manera sencilla -- por Tema, Proyecto, Persona o Compañía). ___
• Renuevo mis archivos cuando las gavetas están más de ¾ llenos y los purgo de material viejo cada año. ___
• He creado carpetas de soporte en mi sistema de e-mail. (@Acción, @A Espera De). ___
• Tengo una lista maestra de «Proyectos» (cualquier compromiso que necesita más de una acción para completar) en mi vida. ___
• Si un proyecto necesita material de apoyo, siempre creo y etiqueto un archivo para este, aún cuando fuere únicamente una hoja de papel. ___
• Las únicas cosas en mi calendario son acciones ligadas a días y tiempos, o información ligada a días específicos. ___
• Mi lugar de trabajo tiene todas las herramientas que necesito a mano, incluyendo un sistema de archivo a "alcance giratorio." ___
• Utilizo un «Archivo de Seguimiento» (o un sistema de calendario/guardado) para archivar asuntos para recordar o revisar en el futuro. ___

Revisión

• Regularmente reviso el 100% de mis compromisos. ___
• Todos los días reviso mi calendario primero, luego mis listas de acciones, vademecum y la lista Esperando Para. ___
• Paso una hora cada día recolectando, procesando y organizando mi trabajo. ___
• Regularmente hago una sesión semanal de revisión, ocupando cerca de dos horas y que actualiza y revisa todo mi sistema, especialmente la lista de «Proyectos», «A Espera de» y «Algún Día/Tal Vez». ___
• Mis revisiones regulares me permiten conocer el 100% de mis compromisos, que me ayuda a rápidamente decidir "sí" o "no" cuando se presentan las oportunidades. ___
• Dinámicamente ajusto mis compromisos diarios y semanales dependiendo de cómo está mi carga de trabajo. ___
• Los proyectos regularmente entran y salen de mi lista maestra de «Proyectos» y mi lista de «Algún Día/Tal Vez». ___
• Cada proyecto tiene al menos una acción relacionada en mi sistema. ___
  

Hacer

• He adoptado el enfoque "hacerlo ya" para los asuntos que entran a mi vida -- decido las acciones y resultados deseados cuando los asuntos primero entran en mi vida, antes de que estallen. ___
• Estoy consciente de que no puedo "hacer" un proyecto, sólo puedo hacer las acciones relacionadas a este. ___
• Utilizo el Calendario y la lista de Siguientes Acciones como recordatorios, no como como "pilas." ___
• Pregunto "¿Cuál es la siguiente acción?" en juntas, cuando estoy procesando y cada vez que estoy interesado en que algo suceda. ___
• Cuando termino de trabajar con materiales de un proyecto, siempre las regreso a su carpeta y archivo la carpeta, aún cuando voy a trabajar en ese proyecto próximamente. ___
• Decido qué hacer basado en 1) Contexto (qué es posible hacer), 2) Tiempo Disponible, 3) Energía Disponible y 4) Prioridad. ___
• Como alternativa, puedo pensar en 1) realizar mi trabajo predefinido, 2) realizar el trabajo a medida que éste surge, o 3) definir mi trabajo. ___
• Trabajo en mi sistema de recordatorios (Maestra de «Proyectos», «Calendario», «Acciones Siguientes» y «A Espera de») en lugar de una lista diaria de pendientes. ___
  

De Matthew Cornell.

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