miércoles, enero 24, 2007

Herramientas de Distracción Masiva

Este artículo de C|Net tiene una frase que me hace levantar las cejas:

El usuario típico de oficina es interrumpido cada tres minutos por una llamada telefónica, un e-mail, un mensaje instantáneo (chat) o cualquier otra distracción. El problema es que nuestros cerebros necesitan ocho minutos ininterrumpidos para entrar en un estado realmente creativo.

¿Qué debemos hacer al respecto de esto? Todos, de alguna manera, nos hemos enfrentado, a un problema similar. Hay un millar de sugerencias para manejar esto, cada quien hace lo que mejor le sirva. Date permiso para apagar toda la tecnología para trabajar en lo que necesites.

Hay dos actores: Usted y la Tecnología. ¿Quién está a servicio de quién?

Foto por Deeppopper

10 comentarios:

Jeroen Sangers dijo...

¡Es verdad! La semana pasado estaba de viaje, lejos de mi oficina con teléfono y compañeros con preguntas. Ademas casi no había conexión al internet. No obstante, he podido acabar un montón de trabajo.

PPG dijo...

Paul, yo creo que nos interrumpen más seguido que tres minutos, cada vez es más terrible, buena la idea de apagar la tecnología ¿esto incluye apagar el teléfono?
saludos,

Jose Antonio dijo...

Bueno, antes que nada disculpadme por este comentario, porque no tiene nada que ver con la entrada, pero es que es la más reciente.

Hablando de GTD:
¿Conocéis alguna aplicacion GTD o plugin para Outlook, que sea la misma en PDA y PC? Es por temas de sincronización, aspecto que me parece importantísimo.

Gracias.

Paul Garrett dijo...

Jose Antonio,

Estoy de acuerdo contigo en que la sincronización es VITAL si uno va a usar una herramienta electrónica.

Mucho se puede hacer con la metodología con el Outlook y el PDA sin necesidad de plug-ins. En el artículo gratuito de David Allen en inglés menciona cómo usa él su Palm. http://www.davidco.com/store/product.php?productid=16161&cat=0&page=1

Jose Antonio dijo...
Este comentario ha sido eliminado por el autor.
Jose Antonio dijo...

Paul, sinceramente, gracias por tu pronta respuesta.

Gracias también por la información, lo que ocurre es que no sé inglés (por poco tiempo, ya que está entre mis "Next Actions"). De todas formas, voy a ver si me apaño.

Decirte también que me encanta tu proyecto de blog. Ya era hora que empezaran a salir blogs de habla hispana sobre eficacia, gtd... abundantes en habla anglosajona, pero carentes por estos lares.

Y bueno, veo que estamos de acuerdo en la importancia de la sincronización. Una herramienta de gestión que sea solo para un soporte (pc o ppc), la encuentro coja.

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Ya he leído el artículo. Es simple. Además, es básicamente como lo estoy usando yo. Solo veo una pega: la gestión de proyectos.
En mi PPC uso el "Agenda Fusion", y éste trae una pequeñita herramienta para proyectos. No hace otra cosa sino agrupar varias tareas bajo un nombre de proyecto.

Sin embargo, el Outlook no trae nada de eso. Lo único que se me ocurre es crear una Tarea como proyecto, y luego en su subapartado para Notas, escribir ahí las tareas, pero queda un poco chapuza así.

¿Qué se os ocurre para gestionar proyectos en Outlook y poder sincronizarlo con la PDA? Aunque bueno, yo tengo un pequeño programa con su homólogo en PC para gestionar proyectos (con su diagrama de Gantt y tal), pero lo bonito sería tenerlo todo en un único entorno, como el Outlook.

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Otra cosa y no me extiendo más: me tomo la libertad de proponer una sugerencia. Paul, ¿que tal estaría una entrada para hablar sobre este tema? Algo así como "Sincronizar GTD con tu PDA", usando no más de lo necesario los plugins. O sin ellos. ¿Cómo lo ves?

Paul Garrett dijo...

Me parece bien hacer una entrada al blog como tu lo mencionas. Lo he anotado.

Te paso dos tips.
1- Para proyectos pequeños, no los tengo en una lista de "proyectos", sino uso el sistema descrita en El Canasto, un excelente blog en Español sobre GTD.

http://canasto.es/2007/02/proyectos/#more-60

2- Para los proyectos más grandes, yo los manejo como CONTACTOS (en una categoría específica llamada "proyectos"). Tanto OUTLOOK como AGENDUS me permiten generar "una nueva tarea para este contacto" -- así generando siguientes acciones para un proyecto.

Jose Antonio dijo...

Hola Paul.

Esa entrada en El Canasto la leí no hace mucho, pero es cierto que no la he probado.

En cuanto a tratar los proyectos en forma de Contactos, anoche mismo después de escribirte descubrí el maravilloso mundo del diseño de formularios :)
También tengo ahora un apartado en Outlook para Proyectos, seguramente muy parecido a lo que tienes tú.

Pero se me escapa un detalle: ¿dices que puedes gestionar las tareas de los proyectos desde Agendus?
Voy a ver si me explico con un poco de precisión:

-Creas un proyecto ("PROYECTO 1"), en "proyectos" desde Outlook.

-Sincronizas y en el Agendus te sale "PROYECTO 1" como un contacto, con lo que puedes vincularle tareas

-Luego desde el PC en Outlook, ves esa tarea que vinculaste, ya asignada a tu proyecto.

¿Es así?

Yo uso PocketPC, con el Agenda Fusion (aunque estoy pensando en pasarme a la ultima version de Pocket Informant), y eso a mí no me pasa. Los proyectos no me aparecen como contactos en mi PDA...

Jose Antonio dijo...
Este blog ha sido eliminado por un administrador de blog.
Jose Antonio dijo...

Me he llevado una mano a la cabeza de lo sencillo que es...

Al fin te entiendo. No hay que complicarse ni crear nuevos formularios ni nada.

Es MUY simple. Se ordenan los Contactos por categoría. Creamos una categoría llamada "PROYECTOS".

Para crear un nuevo proyecto, tan solo creamos un contacto con el nombre del proyecto, y lo metemos en la categoría "PROYECTOS". Y YA ESTÁ!!!

La solución ante mis narices y yo sin verla...

Gracias Paul, creo que es exactamente lo que buscaba.