lunes, octubre 22, 2007

Outlook GTD -- Implemente GTD en Outlook con Jello Dashboard 3

Hace un tiempo había hablado de cómo el software gratuito Jello Dashboard agrega a Outlook capacidades para implementar Organízate con Eficacia (GTD) de una buena manera.

Jello Dashboard permite manejar una matriz de Proyectos y Contextos para rápidamente ver las tareas asociadas a cada una.

En esta entrada queremos presentar cómo configurar el Jello Dashboard 3 en Outlook, y especialmente cómo manejarlo con PDAs Palm y PocketPC ya que Jello 3 cambia la estructura de cómo se guardan los proyectos. Siga leyendo para ver cómo se configura.



1- Instalación
Puedes bajar el Jello de aquí. Cuando lo instalas, ella te pide que definas una carpeta de outlook que se va a asociar con Jello Dashboard. Recomiendo que hagas una nueva carpeta de tipo TASK y le pongas un nombre descriptivo como "GTD".

Otra opción es en la carpeta raíz de Outlook, así reemplazando Outlook Today. A mi me gusta conservar Outlook Today para ciertas demostraciones, así que lo dejo en una carpeta aparte, pero si nunca usas Outlook Today, tal vez esta sea la mejor opción.
2- Configuración a Español
Luego de instalar, en Outlook navegue a la carpeta creada en el paso anterior y Jello se abrirá por primera vez. Abra la sección de Settings.
Luego configure en la sección de Interface Settings el idioma a Español. Save y vuelva a entrar en Opciones.
3- Configuración de Contextos
Seleccione en la sección de Contextos a la derecha seleccione Opciones (ver flecha en el gráfico abajo)
Ahora seleccione IMPORTAR en el menú de arriba. Esto le permite importar los contextos definidos en outlook para versión 2007 o para otras versiones. Si configuró Outlook como recomendamos, debe de seleccionar GET ITEMS como muestra la pantalla abajo y OK.
Ahora debería de tener una lista de contextos definidas apropiadamente. Si tiene una lista de Proyectos puede importarla de la misma manera que hicimos con los contextos.

4- Utilización de Jello
El Jello le muestra Contextos y Proyectos en la mano derecha. Si le haces click a cualquiera, te muestra las Acciones asociadas y para cada acción, muestra los Proyectos a los que está asociado.
5- Sincronización con Palm y PocketPC
Esta versión de Jello deja los proyectos como categorías de las tareas.

Entonces en la PocketPC no hay nada que hacer -- El Pocket Outlook permite múltiples categorías por cada tarea.

En Palm, es necesario reemplazar cualquier herramienta Hotsync adicional como Chapura y dejar el original de la Palm. Este permite múltiples contextos en Outlook pero sincroniza sólo el primero con la Palm. Es decir, en la Palm no hay proyectos, sólo contextos.

Debes configurar el Hotsync de la Palm como se muestra a la Derecha:



15 comentarios:

JANV dijo...

Cual seria la diferencia entre el contexto y el uso de categorias para las tareas?

Paul Garrett del Río dijo...

Janv,

El Contexto de una tarea es el "Lugar" o "Herramienta" necesaria para ejecutar dicha tarea. Hay contextos como: Casa, Oficina y Mandados. Otros describen Herramientas: Teléfono, Computadora

Entonces, al apuntar la Tarea, la especificas en el contexto más apropiado para ejecutarla.

Lo que recomiendo para Outlook es eliminar todas las categorías que ella trae y definir únicamente las categorías de tus contextos.

Puede leer más aquí: http://blog.tecnologiaeficaz.com/2006/10/algrano-la-prioridad-b-c-no-mira-el.html

Miguel Ángel dijo...

Hola.
Funciona con Office 2000? Antes de instalarlo quiero saber si es psible, no sea que estropee el Outlook.
Gracias. Y Felicitaciones por la página.

Paul Garrett del Río dijo...

Miguel Angel,

Jello funciona sólo para Outlook XP en adelante.

Paul.

Jeroen Sangers dijo...

¿Puedes configurar Jello para también mostrar el calendario?

Paul Garrett del Río dijo...

Jeroen,

Efectivamente, Jello utiliza uno o varios calendarios y puedes marcar una cita como "Siguente Acción" de un proyecto o perteneciente a cierta categoría también.

Nana dijo...

Yo llevo ya unas semanas probándolo y me va genial. Proceso los correos y mantengo la bandeja de entrada a cero casi sin esfuerzo. Además, la opción de menú lista maestra te ahorra mucho tiempo cuando rindes cuentas sobre las tareas diarias, ya que la puedes enviar por mail o imprimir (yo lo hago en PDF). Se trata sólo de encontrar un momento de tranquilidad para probarlo, vereis como "engancha".

Isaías dijo...

Hola, soy nuevo en esto de GTD, me ha enganchado, y en parte, gracias a blogs como este.
Mi pregunta sobre el Jello en concreto es la siguiente:
Igual que se ha "traducido" (esto deja que desear aun) al castellano, No hay una ayuda (documentacion) en español para una mejor comprension?
o en su defecto alguna traduccion de la misma se agradeceria.
Gracias de antemano.
Isaías Filiberto

Paul Garrett del Río dijo...

Isaías,

He buscado por varios lados y no he visto documentación en EspaÑol.

Espero que puedas ponerlo a trabajar.

LUIS SERRANO dijo...

Esta es una excelente documentacion. Yo instalé la version 4.3 de Jello pero tengo problemas al sincronizar con mi Blackberry. Tengo Win XP y el BB es un 8310. Sincroniza perfectamente con outlook pero no puedo ver los cambios efectuados en la carpeta donde tengo montado el Jello. Creo que debe ser un problema con la configuración.

Gracias...

Paul Garrett del Río dijo...

Luis,

El Jello genera tareas con Múltiples «Categorías», una por contexto y otra por Proyecto.

Si el BlackBerry o el software de sincronización no funcionan con esto, tal vez no pueda funcionar.

En PALM, la palm no permite múltiples categorías, pero ciertos software lo que hacen es sincronizar únicamente la PRIMERA categoría. Entonces, en la HandHeld lo que tienes es los CONTEXTOS y no los PROYECTOS, lo que funciona bastante bien porque usualmente en la HandHeld lo que haces es EJECUTAR y no PLANIFICAR.

Espero le encuentres solución.

LUIS SERRANO dijo...

Muchas Gracias Paul…

En primer lugar, debo felicitarte por la forma profesional en que respondes las preguntas.

Ya resolví el problema. Era un conflicto que había en la sincronización pero no era de la Blackberry si no en la misma plataforma de Jello.
La vista es muy buena ya que al tener los proyectos integrados, permite aplicar el GTD en una sola pantalla. Antes tenía que buscar los proyectos en un archivo auxiliar y esto daba cierta apatía al aplicar el método en toda su dimensión.

Luis Serrano
Panamá
lcserrano@ableonda.net

Paul Garrett del Río dijo...

Luis,

Me alegro que lo resolviste. Gracias por visitarnos.

Paul.

Luis Serrano dijo...

Estimado Paul:
Me va muy bien con el GTD en Jello, solo que me gustaría encontrar un método de darle jerarquía a los proyectos. Hasta ahora lo he hecho anteponiéndoles caracteres, pero el problema es que al hacer la sincronización con La Blackberry, se pierde la jerarquía y se enredan con los contextos.

Saludos Cordiales.

Delfín Pino dijo...

Estimado Paul, te agradezco el generoso esfuerzo de compartir esta información. Yo acabo de empezar a trabajar con la versión 5 del Jello.Dashboard y no funciona únicamente la página llamada "Recordatorios". Como estoy aprendiendo, no me resulta un problema porque sí funciona la recopilación, la creación de proyectos y etiquetas. Ya me está yendo bien y eso me alegra.
Mi pregunta es que esta versión no tiene algún botón o función llamada "contextos", pero veo que podría crear contextos com "etiquetas", tal vez antecediendo un "#" para distinguirla de las etiquetas comunes, o tal vez en esta traducción "contextos" se ha traducido por etiquetas. No lo sé.
Mi pregunta sería ¿cómo encuentro los contextos en Jello 5?
Saludos desde el Perú.