sábado, septiembre 08, 2007

Lectura en Diferido con un "Buzón de Lectura"

La mitad de nuestro e-mail es importante leerlo y procesarlo rápidamente, pero hay otro grupo que no es tan vital leerlo inmediatamente. Recomiendan para el e-mail hacer lectura en diferido... sentarse a leer el e-mail un par de veces al día para no vivir a-partir del e-mail sino a partir de mis decisiones.

Un buen truco que he encontrado es de dividir el e-mail en dos:

1- Los correos en los cuales estoy copiado. Este lo llamo mi Buzón de Lectura.
2- Los correos donde estoy en el "Para". Este es mi buzón normal.

Lo que hago entonces es que el sistema automáticamente procese para separar estos dos. Yo entonces proceso mi buzón de entrada con mucho más energía y frecuencia que el de Buzón de Lectura. Un par de veces por semana, con una taza de café en mano, entro y trato de vaciar el «Buzón de Lectura».

¡Un par de veces por semana! Sí, puedo ojear allí a ver si algo importante se metió allí por error, pero por lo general lo que me atrapa son suscripciones e información que no requiere que yo lea tan oportunamente. (Ver imagen a la derecha y note que tengo una carpeta llamada "Reading File" donde entran este tipo de mensaje.

Si quiere ver cómo configurar Outlook para un «Buzón de Lectura» siga leyendo....


Se configura Outlook en pocos pasos:

1) Primero, hay que ir al menú de Archivo y crear una nueva carpeta:
2) Ponerle el nombre que quieras. Algo como "Buzón de Lectura" y que esté debajo del buzón de entrada.


Ahora hay que hacer una regla de Outlook para direccionar todo a lo que no va "Para" ti a este otro buzón.

3) En el menú Herramientas selecciona Reglas y Alertas.

4) Selecciona "Nueva Regla" y escoja la opción de "Procesar mensajes cuando llegan" y seleccione «Siguiente»
5) Escoja la opción de "Cuando mi nombre no está en el «Para»"
6) Seleccione la acción «Moverlo a la carpeta especificada» y seleccione la carpeta creada en el paso #2. Presione «Siguiente», si quieres le pones excepciones, pero no es necesario. Otra vez «Siguiente»

7) Anótale el nombre "Buzón De Lectura" para la regla y seleccione la opción de «Ejecute esta regla para los mensajes que ya están en su Buzón de Entrada». Termina presionando «Finalizar».
Única advertencia. Asegúrate de entrar a ver el «Buzón de Lectura» periódicamente. La trampa es que uno nunca entra a leer el e-mail allí porque "no es importante."

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