martes, septiembre 11, 2007

Laptops en las reuniones -- ¿Tecnología Eficaz?

Desde hace como diez años empiezan a aparecer laptops en las juntas. ¿Distracción o Productividad? ¿Descortesía o Aprovechamiento del Tiempo?

Es un fenómeno tecnológico que ha tenido implicaciones sociales. Primero ofrezco unos pensamientos de ventajas y desventajas. Luego veremos algunas recomendaciones.

Ventajas

  • Se pueden conseguir datos "en vivo" referente a la reunión, del web o de la base de datos
  • Se graban los acuerdos de la junta
  • Se consiguen datos históricos referente a la junta -- e-mails, facturas, acuerdos.
  • Una breve conversación en el chat (IM) para alguien es mucho menos interrupción que sacar a esa persona de la junta.
  • Si estás en la junta, pero mucho de ella no te incumbe, puedes hacer multitarea y aprovechar para hacer e-mail, etc.
Desventajas
  • Es una barrera entre las personas.
  • ¿Dónde está tu atención? (Mira la foto arriba. Es una junta en Microsoft con un grupo de trabajo de Internet Explorer. ¿Cuántos ojos están en las pantallas? Si más del 93% de nuestra comunicación es lenguaje corporal, ¡podríamos estar perdiendo información mirando el cursor!)
  • Algunos lo sienten descortés.
Microsoft ofrece 7 reglas para el uso de laptops en las juntas
  1. Que la laptop tenga razón de estar allí.
  2. Designe un usuario para la laptop (cuando hay sólo una)
  3. Esté listo para explicar por qué la trajiste
  4. Sea discreto
  5. Apague los sonidos
  6. En caso de duda, mejor dejarla afuera
  7. Analiza la junta. (Si hay mucho problema de distracción por laptops en la junta... tal vez el problema está en la junta.)
De [NY Times] via [Lifehacker]

6 comentarios:

Anónimo dijo...

Supongo que con esto con el tiempo habrá normas de etiqueta. Siempre empiezan los que disponen de una renta, disponibilidad dineraria o presupuesto elevado, y luego al encontrar utilidad va normalizándose el uso, como los móviles. Aunque sale la pregunta si estan util porque no suprimen la reunión. De todas maneras las interrupciones en el hilo de conversación son muy molesta

Paul Garrett del Río dijo...

Dices que con el tiempo habrán normas de etiqueta.

Sí, pero si estamos en una posición para opinar o influir, sería bueno que vayamos definiendo las normas de etiqueta que deseamos en nuestras organizaciones.

Mientras tanto, si te molestan las interrupciones al hilo de conversación, convocar una junta y especificar "No Laptops" desde el principio.

Anónimo dijo...

Evidentemente un blog es para dar la opinión y desde el se puede de alguna manera definir normas de etiqueta. Permite me que insista hay gente que dispone de pasta y a falta de otra cosa lo exhibe, ahora otros saben utilizarlo (pueden coincidir en la misma persona) y una vez que su utilidad o inutilidad (según su resultados) es mas o menos como los chistes alguna veces funcionan: No seamos de entrada quisquillosos, por fa

Paul Garrett del Río dijo...

Estoy de acuerdo contigo en que a veces se saca la tecnología con la única razón de exhibirla.

Recuerdo una vez hace unos años que alguien me pidió que le sacara una foto con su nueva Palm Treo. Yo percibí que la única razón de pedir foto era para exhibir su Treo y me cayó un poco "gordo", pero bueno. Si eso le ayuda con su auto estima, pues allá el.

Gracias por sus comentarios.

Edwin dijo...

En mi empresa se permitia llevar laptops pero esta solo se usaba para como tu dices buscar info, leer correo rapidamente, no podias tenerla abierta toda la reunion solo para estas tareas que te robaban unos minutos de la reunion ya que se habia vuelto un despelote completo, nadie atendia al expositor

que es ssl dijo...

Realmente no es gran cosa tener una laptop en una reunión, es más práctico contar con un block de notas donde se establecen los acuerdos importantes que solo se corroboran por medio de una minuta. Sólo es un estorbo al menos que se haga una presentación.