lunes, mayo 14, 2007

Coaching personal - algunos números y experiencias

Esta semana pasada tuve mi primera experiencia en coaching una persona en implementar el flujo de trabajo de Organízate con Eficacia. Fue interesante, ya que era una persona que había tomado los cursos e implementado metodologías de Los 7 Hábitos De La Gente Altamente Efectiva y también Focus: Logre sus más altas Prioridades. Así que entré a trabajar con alguien muy organizado -- tanto que me asusté y pensé que no podría mejorar mucho -- pero a pesar de eso, los resultados fueron de provecho.

Si quiere ver la metodología que seguí y algunos números de los resultados, siga leyendo.

Metodología
Luego de leer el libro de Organízate con Eficacia, queda muy claro que el coaching "debe ser" de dos días consecutivos y comienza recopilando todas las "cosas", empezando por el papel, una hoja por "cosa". Así que yo decidí creerle a David Allen antes de crear mi propia metodología.

Arranqué el proceso explicándole la metodología mediante el Diagrama de Flujo Avanzado. Lo hice "por encima" para no ahondar antes de tiempo en "Siguientes Acciones" y "Proyectos" y las abundantes listas de la metodología, pues primero íbamos a hacer la recopilación de pendientes.

La recopilación se hizo de la siguiente manera:

  1. Miremos la agenda hacia atrás 2 semanas y anote todo pendiente y cabo suelto que resalte a partir de las citas y tareas hacia atrás - una por hoja tamaño carta
  2. Ahora hagamos lo mismo hacia adelante, tareas para prepararse para eventos futuros.
  3. Luego utilizamos un instrumento llamado "Activadores de Incompletos" para sacar los pendientes de su mente, preguntándole preguntas introspectivas como: "¿Hay algún aspecto legal en la empresa que hay que tratar o arreglar?" o "¿Todo funciona en tus vehículos? ¿Hay algún pendiente a revisar o pago por hacer?". Cada pendiente en una hoja tamaño carta.
  4. Por último, procedimos a revisar gaveta por gaveta en su oficina y sacar hojas que requieren acción y ponerlas en el buzón

Los Números
  • El proceso de recopilación duró tres horas.
  • La recopilación produjo un «Buzón de Entrada» de cuatro centímetros de alto! (Muchos de los del paso #4 eran reportes y archivos gruesos)
  • Los pasos #1, #2 y #3 produjeron 120 hojas de "cosas" por procesar. Eso significa que esta persona tenía, de alguna u otra manera, 120 pendientes en su cabeza y su agenda que no necesariamente había definido los resultados deseados y mucho menos las siguientes acciones. Con razón pasamos tan estresados.
  • Cuando terminamos, esto produjo 53 proyectos reales y como 150 siguientes acciones.
Si tienes experiencia en coaching o tienes más números como estos, compártelos aquí en un comentario.

6 comentarios:

Jeroen Sangers dijo...

¡Muy interesante! Los números son mas o menos igual a mis propios experiencias.

¿Has simplemente empezado con la recopilación y has primero explicado la 'teoría'?
¿Que pasa después de estos dos días? ¿Vas a hacer un seguimiento?

Carlos dijo...

Muy buen artículo y bien expresado. Tal vez le interese EL ARTE DE LA VENTAJA, libro virtual para descargar en

http://www.personal.able.es/cm.perez/Extracto_de_EL_ARTE_DE_LA_VENTAJA.pdf

Manual práctico para sobrevivir con astucia en el mundo. Lo que te han contado no es suficiente para triunfar: los conocimientos de este libro se aplican de forma inmediata con resultados excelentes.

Mas libros en
http://www.personal.able.es/cm.perez/

Un saludo

Paul Garrett del Río dijo...

En realidad hicimos recopilación, procesamiento y organización. Primero montamos el sistema en su agenda de papel y luego migramos todo a Outlook.

Mañana, terminamos el proceso con dos horas para resolver preguntas y hacer la Revisión Semanal. Si el cliente tiene necesidad, haremos más.

Fher dijo...

Hola, tu artículo es muy interesante, sobre todo para mi que también, al igual que tu cliente, he usado durante años el sistema de Franklincovey. Me topé hace un año y medio con una pagina de internet donde se hablaba de GTD y compré el libro en un viaje a EEUU (aqui en Mexico no se consigue facilmente). Yo pasé por el proceso de iniciación solo y sin coach y aprendí con "ensayo y error", ahora manejo un hibrído con mi Franklin planner que incluye mis listas, proyectos, someday/maybe, agendas, etc y una Hipster Pda. A pesar de ser un fanático de la tecnología el papel es lo que funciona para mi en mi organización personal. Te felicito y espero poder aprender de estos posts.

Paul Garrett del Río dijo...

Fher,

¿Dices que usas GTD con tu Franlin Planner? ¿Eso es en papel? Si ese es el caso, me interesaría saber dónde pones las listas. Franklin Planner tiene dos "Listas Maestras" -- la personal y la profesional -- pero nada como las 10 listas que le terminan a salir a uno con GTD.

En Franklin Planner para electrónico sí es fácil. El cliente del cual hablé este post está usando Plan Plus for Outlook -- con full contextos y los proyectos tal y como están en el software. Es un sistema Franklin y GTD *sin* ser híbrido... no hay colisión de ningún tipo.

Si alguien más tiene este mix de Franklin y GTD, pónganse en contacto y compártenos lo que tienen.

que es ssl dijo...

Algo similar me ocurría cuando manejaba papeles, en el momento que comencé a emplear en mayor medida el correo electrónico, lo cual fue un avance para organizar las tareas y llevar un control de tiempo real sobre las actividades. De igual forma me organicé mucho más con un cuaderno, donde anotaba las tareas importantes de una forma simple. Actualmente trabajo con cero papeles y un 95% de productividad efectiva.