domingo, abril 22, 2007

Outlook GTD Parte 3 -- Implemente GTD en Outlook con Jello Dashboard

En las primeras dos partes de esta serie, implementamos un sistema de GTD para Outlook y un PDA basado en Tareas con categorías para identificar el Contexto y una categoría de Contactos para almacenar los Proyectos. Hoy agregamos un software gratuito llamado Jello Dashboard al sistema para crear un ambiente excelente para hacer la Revisión Semanal y trabajar en Proyectos.

Jello Dashboard y su PDA
Hasta la versión 1.3 de Jello Dashboard, la lista de proyectos se podía guardar en una categoría de contactos, lo que nos servía para mantener una sincronización entre el PDA y el Outlook. A partir de la versión 2 de Jello la lista de proyectos NO se guarda en contactos, ya que el autor dice que "estaba creando muchos problemas.

Por lo tanto, esta semana voy a explorar esta versión y posteriormente voy a presentar la versión actual del Jello que aunque no sincroniza la lista de proyectos con PDA, presenta varias otras opciones que pueden ser de su interés. Siga leyendo para ver cómo se configura Jello Dashboard para sincronizar...

Instalación
Para instalar el sistema, primeo baje el software de aquí. Para instalarlo, hay que crear una carpeta en el Outlook así como marqué en rojo, y en las propiedades de la carpeta, palomear la opción en verde y dirijilo al lugar donde descargaste el archivo jelloGTD.htm.





Configuración de Jello
Para configurar Jello como hemos indicado, hay que ingresar a la parte de Tools -> System/About como se muestra en la flecha roja. Lo primordial aquí es configurar las dos opciones marcadas en amarillo:
1- Que Project Location indique el lugar donde tienes los proyectos guardados. Si usas el sistema que mencionamos en la parte 1 de esta serie, lo dejarás en "Default Contacts".

2- Hay que definir Project Category Name con la misma categoría que marcamos anteriormente en la parte 1 de esta serie.

Uso de Jello
Una vez configurado esto, el Jello es auto-didáctico. En la sección de Projects aparecen todos los proyectos definidos y sincronizados en la PDA. Para trabajar un proyecto y definir las siguientes acciones de la misma, haces click en su título y se muestran todas las tareas pertinentes a ese proyecto.

En la sección de Contextos aparecen todos los contextos definidos en las tareas. Aparecen las siguientes acciones que están asociadas a proyectos junto con las que son independientes.

Para terminar, quiero resaltar la lista Maestra donde se muestran todos los proyectos y contextos juntos. Es una vista muy buena para la revisión semanal.

La próxima semana, mostraré la nueva versión de Jello.


10 comentarios:

Walter dijo...

Decis de instalar la version 1.3, y que luego hablaras de la 2, pero veo que ya estan por la version 3.2, y con muchos cambios, bueno, estoy experimentando ahora. Gracias por la pista, muy bueno, en prueba ;-)

Paul Garrett del Río dijo...

Walter,

Para aclarar:
Usa versión 1.3 si quieres que los Proyectos se guarden como contactos (y por tanto, que existan en la PDA)

Usa versión 3.2 si no necesitas la lista de proyectos en la PDA.

Espero que esto te aclare.

Walter dijo...

ahh, bien, si, estaba viendo eso, gracias, voy a ver como quedan los proyectos en la PDA. Muy bueno el Blog, seguire tus post.

EliasDj dijo...

Habra que hacer un manual para las ultimas versiones :p

Hoy he instalado la 4.51

EliasDj dijo...

Por cierto, yo si cada cosa que tenga más de una tarea, la añado como proyecto, no me cabrian en la pantalla :S No se pueden crear subproyectos?

Paul Garrett del Río dijo...

Elías,

No se pueden crear sub-proyectos. Según David Allen, autor del libro de GTD, no es extraño que una persona tenga entre 50 y 150 PROYECTOS vivos en un mismo momento.

Es decir, hay que acostumbrarse a tener un grán numero de proyectos.

Una implementación que sugiere Joeren Sanders de "El Canasto" (www.Canasto.ES) es tener dos tipos de proyectos.
1- Proyectos Normales
2- Proyectos "Simples"

Este segundo tipo de proyectos se les pone únicamente la siguiente acción con el nombre del proyecto y un "+" que los separa. Por ejemplo "Pagar Multa de Velocidad + Carro Vendido". En lugar de marcar como "hecha" esta siguiente acción, sólo le cambia de nombre indicando la acción siguiente de su proyecto "Carro Vendido": "Pagar Impuestos + Carro Vendido".

Si haces esto con proyectos sencillos, puede eliminar la cantidad de proyectos activos. El peligro es que si marcas como "concluido" esta acción, el proyecto desaparece.

EliasDj dijo...

Ok, ya entiendo. Los subproyectos, ponerlos como "tareas complejas", de la forma que tú has explicado no?

Gracias! A ver si me sirve :p

Paul Garrett del Río dijo...

Exacto.

Avísame cómo te va.

Elias dijo...

A mi me gustaba más antes! Ahora es más difícil asignar categorías y proyectos, y no digamos ya, ver que hay que hacer, las próximas acciones, sin filtrado ni nada! Si no se que tengo que hacer ahora, para que me sirve el GTD? O_o

Elias dijo...

El tema de las "tareas complejas" no lo he implementado, pero me pondré con ello. :D