martes, abril 17, 2007

Outlook GTD Parte 2 - Sincronización con un PDA

Uno de los factores críticos de éxito para un sistema de planificación es poder tener una versión portátil de la información contigo. Si estás implementando el sistema GTD con Outlook, es vital tener una sincronización con PDA para lograr dicho factor.

Hay muchos sistemas de PDA y cada uno tiene muchos programas de software que se le puede agregar para mejorarlo. El sistema mío es Palm, pero voy a hablar de lo que puedo sobre el Windows Mobile. Voy a mantener la discusión a dos niveles: Primero los principios recomendados para la sincronización adecuada del sistema, y luego el software extra que yo utilizo en mi sistema sincronizado.

Siga leyendo para ver un sistema GTD de Outlook sincronziar con un PDA.

Como vimos en la parte 1 de esta serie, ya tenemos nuestras tareas y proyectos en Outlook utilizando categorías: Categorías de tareas representan los contextos de trabajo de GTD y la categoría "Proyectos" en los contactos representa la lista de proyectos de GTD

GTD Móvil
Como nuestro sistema GTD está en Outlook, básicamente lo que necesitamos hacer en la PDA es lo siguiente:

  • Identificar la siguiente tarea por realizarse rápidamente según el contexto. Por ejemplo, estás haciendo fila en alguna entidad de gobierno y puedes mirar tu lista de "@Llamadas" para ver si alguna la haces con tu teléfono móvil. Para esto, el Task Manager incorporado en el PDA es adecuado, mas no óptimo, ya que puede filtrar las tareas, pero no lo muestra de manera excelente. Para eso, recomiendo al final un software adicional para el PDA.
  • Grabar siguientes acciones inmediatamente conforme aparecen para mantener la mente en el estado de "mente como el agua." Por ejemplo, si hablas con un cliente y le dices que le enviarás la cotización el martes, inmediatamente grabas una tarea "@Computadora" o "@Oficina" con fecha del martes próximo que dice: "Enviar cotización a XXX"
  • Crear proyectos, también para sacar los pendientes de tu cabeza inmediatamente. En este caso, en la PDA sería crear un contacto en la categoría "Proyectos" para la idea que acabas de tener mientras esperabas que te llamaran en el dentista.
La parte de GTD que se complica hacerlo Móvil.
Así como hay partes del GTD que son muy prácticos mantenerlos móviles, hay otros que, aunque tal vez se puede sincronizarlas con PDA, el costo/beneficio de hacerlo es alto por lo complejo de hacerlo y la cantidad de provecho que le vas a sacar. Esto es lo que usualmente NO recomiendo poner en la PDA.
  • Listas de "Algún Día/Quizás"
  • Archivo de referencia digital de proyectos
  • Histórico de Tareas / Proyectos concluidos
Básicamente, haz tu revisión semanal en Outlook y sincroniza la lista de Siguientes Acciones, Calendario y Proyectos.

Frecuencia de Sincronización
Con respecto a la frecuencia de sincronización, lo mejor es sincronizar cada vez que te vas a ir a la calle y cada vez que regresas de ella. Así tu Outlook y tu PDA siempre van a reflejar la última versión de tus listas.

Software Adicional: Agendus
A pesar de que soy un fanático del Freeware, la verdad es que a veces hay que invertir para conseguir software de calidad. Mi recomendación para trabajar flexiblemente es Agendus de Iambic.

Agendus te puede proporcionar los siguientes beneficios
  1. Mostrar los pendientes en el Calendario y en las Siguientes Acciones con fecha de hoy en una misma pantalla, similar al formato de Outlook Today. Aquí es donde uno empieza el día ya que marca las cosas que tienen que suceder hoy. Cuando quieres ver la lista de siguientes acciones expandida, seleccionas el botón señalado con la flecha verde.
  2. Separar las Siguientes Acciones por categoría en un formato de árbol, como muestra la flecha Roja. Así puedes abrir los contextos que son relevantes en el lugar donde estás para escoger qué vas a hacer en un momento dado. Por ejemplo, si estás esperando que empiece una junta, abres @Llamadas, @Dondequiera y @A Espera De para ver en qué puedes ocupar estos minutos.
  3. Además, filtrar la lista de Siguientes Acciones según las que No Tienen Fecha (Ver flecha marrón). Así cuando estás viendo siguientes acciones, no te salen las que tienen fecha designada, así efectivamente usando las tareas como Recordatorios ("Tickler") y también como Siguientes Acciones.
  4. Lo último que quiero señalar que Agendus hace de manera genial es mantener la liga entre un Contacto y las juntas y tareas que están relacionadas con él. Aquí se muestra el menú de Agendus para crearle al contacto Douglas Baker una nueva Tarea, Llamada o Junta. Agendus mantiene un Historial del Contacto de tal manera que yo puedo ver todo lo que hice con este cliente a través del tiempo.
Agendus está disponible para Palm y Windows Mobile, en Inglés y en Español, con versión de prueba que se puede bajar y probar.

La próxima semana terminaré esta serie de Outlook GTD agregándole a Outlook un add-in gratuito para implementar GTD que va a convertir un sistema bueno en uno excelente.