lunes, abril 02, 2007

Outlook GTD Parte 1 -- Categorías de Tareas y Proyectos


Esta es la primera de una serie de cómo implementar GTD en Microsoft Outlook. En esta parte veremos el montaje de Outlook. En parte 2 veremos Sincronización con un PDA y en Parte 3 veremos un agregado gratuito a Outlook que nos llevará a un sistema muy completo.

Mi vida en Outlook -- Mi sistema también
Todo mi e-mail llega en Outlook, tengo mi buscador de e-mail viejo, mi historial, notas, tareas, contactos,... por lo tanto, mi sistema GTD tenía que estar allí. Básicamente se monta en cuatro pasos: Categorías de contexto, Vista de Tareas, Almacenamiento de Proyectos y Almacenamiento de la lista de Algún Día/Quizás.

Los ejemplos están en Outlook en Inglés, (porque estoy obligado debido a un add-in que necesito en el trabajo) pero se puede hacer con Outlook en Español).
Siga leyendo para ver cómo diseñarlo.

1- Categorías de Contexto para Tareas
El primer paso en montar los contextos de GTD como categorías de Outlook. Oultook trae una serie de categorías, que yo prefiero eliminar y reemplazar con una lista estándar.

Lo más eficiente es cambiar la lista Maestra de Categorías, así permitiendo la clasificación de contexto rápidamente para todas las tareas.


2- Cambiar la Vista de Tareas
En segundo lugar hay que ver las tareas de una manera más práctica que la que trae Outlook.

La vista que ve abajo permite rápidamente ver las tareas que están pendiendes en un contexto y no ver otra información que distrae. Si estoy en la oficina, por ejemplo, abro las listas de Oficina, Web y Llamadas y allí tomo la decisión de cómo proceder.

Para hacer esta vista, entra a Tareas de Outlook.

  1. En el menú View, seleccione Arrange By, Current View, y Define View.
  2. Ponle un nombre descriptivo como "GTD"
  3. Haz clic en Group By y seleccione "Categories"
  4. Haz clic en Fields. Seleccione únicamente los campos: Icon, Complete, Subject y Due Date.
  5. Haz clic en Filter, seleccione Advanced y mediante los campos de Field, Condition y Value, deje los valores así:
    1. Complete not equal to Yes
    2. Due Date does not exist
3- Un espacio para Proyectos
Lo tercero que necesitamos para trabajar GTD en Outlook es un espacio para dejar "estacionados" los proyectos de múltiples pasos para que cada semana hagamos "siguientes acciones" a las mismas.

Aquí hay varias opciones, pero la que voy a recomendar es implementar Proyectos como Contactos con categoría. Es sencillo: crear cada proyecto como un contacto dentro de su lista de contactos y poner el el campo de Categories una leyenda que dice "Proyectos". (Ver resaltado Rojo en la pantalla a la derecha)

Este sistema permite que en la revisión semanal uno vaya a la categoría de proyectos de sus contactos y establezca nuevas siguientes acciones mediante la opción de "New Task for Contact" señalado en Verde. Así es muy sencillo mantener el control de todas las tareas que provienen de un proyecto.

3 comentarios:

Jose Antonio dijo...

Genial Paul, muy interesante! Muchas gracias.

Adán dijo...

muy útil el artículo, espero ansioso el resto de la serie.
un saludo y gracias

LEONARDO dijo...

Super, esto me soluciona varias preocupaciones y me elimina un centenar de papelitos pegados en mi pantalla, JAJAJAJA GrACIAS