jueves, enero 04, 2007

Auto Evaluación -- ¿Cómo me va con GTD?



GTD, el apodo que le tenemos a las técnicas descritas en el libro Organízate con Eficacia de David Allen, nos describe cómo organizarnos mejor con todas las entradas de nuestra vida.

Siga leyendo para ver una Auto Evaluación de nuestro sistema GTD.


Recopilación

  • Todas mis "Cosas" entran a mi vida por medio de una cantidad pequeña de «cestos» de recopilación (cestos de papel, buzones de e-mail, correo de voz, etc.) ___
  • Regularmente hago una revisión mental y vacío mi mente de todos los pensamientos que me están interrumpiendo o molestando ___
  • Uso mi buzón de e-mail sólo para recolectar; no se usa para una mezcla de recolección con acción o con referencia.
  • Vacío mis «cestos» de recopilación (incluyendo la de papel y de e-mail) cada 24 o 48 horas. ___
  • Mis compañer@s de trabajo y familia usan mis «cestos» de recopilación para dejarme notas, memos, recibos, etc. en lugar de dejarlos en lugares inesperados. ___
  • Siempre ando mi herramienta de recopilación ubicua (cuaderno, PDA, etc.) cerca para capturar cosas que están en mi mente. ___
Procesamiento

  • Sé cómo procesar cada tipo de asunto entrando en mis «cestos» de recopilación preguntando "¿De qué se trata?" y "¿Se puede tomar alguna acción al respecto?". ___
  • Proceso las cosas de arriba a abajo, una pieza a la vez, y nunca pongo las cosas de vuelta en el «cesto» ___
  • Sé que procesando no es lo mismo que haciendo. (Con excepción de la regla de los dos minutos). ___
  • Si algo no requiere acción, sé que hay que lo voy a eliminar, incubar («Algún día/Tal Vez») o ponerlo en archivo de referencia. ___
  • Si algo requiere acción, sé que debo preguntar "¿Cuál es la acción siguiente?" ___
  • Si algo requiere acción, sé que debo o hacerlo (si requiere dos minutos o menos), delegarlo (si alguien más debe hacerlo) o diferirlo (programarlo para hacerlo en el futuro). ___
  • Estoy cómodo moviendo cosas que requieren acción a alguna de las cuatro categorías -- «Proyectos», «Calendario», «Acciones Siguientes» o «A la Espera». ___
  • Las acciones que anoto son cortas, simples y concretas. ___
  • Mantengo mi lista de «A la Espera» actualizada con cosas como compras, trabajos delegados y reembolsos. ___
  • Archivo las cosas inmediatamente, en lugar de ponerlas en una pila "Para Archivar." ___
Organización

  • Puedo archivar y retirar material de referencia o de proyectos en 60 segundos o menos. ___
  • Uso una máquina de etiquetas para hacer etiquetas para mis archivos. ___
  • Uso un único sistema alfabético (A-Z) para mi material de referencia y mis proyectos (organizado de manera sencilla -- por Tema, Proyecto, Persona o Compañía). ___
  • Renuevo mis archivos cuando las gavetas están más de ¾ llenos y los purgo de material viejo cada año. ___
  • He creado carpetas de soporte en mi sistema de e-mail. (@Acción, @A Espera De). ___
  • Tengo una lista maestra de «Proyectos» (cualquier compromiso que necesita más de una acción para completar) en mi vida. ___
  • Si un proyecto necesita material de apoyo, siempre creo y etiqueto un archivo para este, aún cuando fuere únicamente una hoja de papel. ___
  • Las únicas cosas en mi calendario son acciones ligadas a días y tiempos, o información ligada a días específicos. ___
  • Mi lugar de trabajo tiene todas las herramientas que necesito a mano, incluyendo un sistema de archivo a "alcance giratorio." ___
  • Utilizo un «Archivo de Seguimiento» (o un sistema de calendario/guardado) para archivar asuntos para recordar o revisar en el futuro. ___
Revisión

  • Regularmente reviso el 100% de mis compromisos. ___
  • Todos los días reviso mi calendario primero, luego mis listas de acciones, vademecum y la lista Esperando Para. ___
  • Paso una hora cada día recolectando, procesando y organizando mi trabajo. ___
  • Regularmente hago una sesión semanal de revisión, ocupando cerca de dos horas y que actualiza y revisa todo mi sistema, especialmente la lista de «Proyectos», «A Espera de» y «Algún Día/Tal Vez». ___
  • Mis revisiones regulares me permiten conocer el 100% de mis compromisos, que me ayuda a rápidamente decidir "sí" o "no" cuando se presentan las oportunidades. ___
  • Dinámicamente ajusto mis compromisos diarios y semanales dependiendo de cómo está mi carga de trabajo. ___
  • Los proyectos regularmente entran y salen de mi lista maestra de «Proyectos» y mi lista de «Algún Día/Tal Vez». ___
  • Cada proyecto tiene al menos una acción relacionada en mi sistema. ___
Hacer

  • He adoptado el enfoque "hacerlo ya" para los asuntos que entran a mi vida -- decido las acciones y resultados deseados cuando los asuntos primero entran en mi vida, antes de que estallen. ___
  • Estoy consciente de que no puedo "hacer" un proyecto, sólo puedo hacer las acciones relacionadas a este. ___
  • Utilizo el Calendario y la lista de Siguientes Acciones como recordatorios, no como como "pilas." ___
  • Pregunto "¿Cuál es la siguiente acción?" en juntas, cuando estoy procesando y cada vez que estoy interesado en que algo suceda. ___
  • Cuando termino de trabajar con materiales de un proyecto, siempre las regreso a su carpeta y archivo la carpeta, aún cuando voy a trabajar en ese proyecto próximamente. ___
  • Decido qué hacer basado en 1) Contexto (qué es posible hacer), 2) Tiempo Disponible, 3) Energía Disponible y 4) Prioridad. ___
  • Como alternativa, puedo pensar en 1) realizar mi trabajo predefinido, 2) realizar el trabajo a medida que éste surge, o 3) definir mi trabajo. ___
  • Trabajo en mi sistema de recordatorios (Maestra de «Proyectos», «Calendario», «Acciones Siguientes» y «A Espera de») en lugar de una lista diaria de pendientes. ___
De Matthew Cornell.

1 comentario:

Matthew Cornell dijo...

I'm glad you liked it, Paul. Thanks for the translation!

matt