jueves, diciembre 27, 2007

Bebés Ejecutivos

Leí un artículo de EFE que está disponible en muchos periódicos latinos que habla de los tipos de juguete que le estamos dando a los niños hoy en día -- puros aparatos electrónicos.

No hay más que echar un vistazo al portal de Internet Amazon.com, donde esta semana siete de los diez juguetes más vendidos para preescolares eran artículos electrónicos.
Computadoras portátiles para bebés de 36 meses...
Bicicletas que se conectan al televisor para mostrar paseos virtuales...

Termina con la siguiente pregunta:
Está claro que se trata de una generación digital pero, ¿hace falta que se conviertan en consumidores antes de tiempo?
No es de extrañarse que todos los "grandes" jugamos con nuestros blackberry, celulares, computadoras, ipod, ....

[EFE]

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domingo, diciembre 16, 2007

Filtre Pornografía de su Red -- Gratis

Hace un tiempo estaba en un hospital con un nombre Cristiano que recién habían puesto máquinas en algunas salas de espera para darle acceso Internet a sus clientes, y muchas de las máquinas al moverle el ratón y quitar el protector de pantalla, tenían sitios pornográficos como sus últimos accesos; así ofendiendo a algunos de sus clientes y restando de su testimonio Cristiano.

Si administras una red para una escuela, un hospital, si tienes niños o adolecentes en casa, y aún para protegerte a ti mismo de un desliz, puedes usar un servicio gratuito llamado OpenDNS para filtrar la red y evitar así consciencias contaminadas o personas ofendidas.

Una ventaja es que la solución NO es agregando software (haciendo más lenta la red y compleja la solución), como verá más adelante, requiere únicamente un cambio de configuración en su computadora, router o servidor. (Tampoco es una solución "perfecta", pero el precio es bueno!).

Si desea saber cómo configurarlo, siga leyendo...


1) El primer paso es ir a OpenDNS y abrir el botón de "Get Started." Se te abren tres opciones, dependiendo lo que quieres configurar: Computadora, Router o Servidor. En este caso, programaremos un Router, que es la opción más común para hogares o pequeñas oficinas.

En la siguiente página te aparece una lista de routers y te lleva de la mano para configurar el hardware.

Básicamente consiste en cambiar los servidores DNS del router para direccionarlos a los de OpenDNS.

  • 208.67.222.222
  • 208.67.220.220
Aquí puede ver cómo se configuró un Rotuer 2Wire:
Aquí la configuración de un Router LinkSys:
2) Una vez configurado el Router para usar los servidores OpenDNS, cuando vuelves a entrar en la página de OpenDNS, te sale la leyenda porque reconoce que ya está configurado:
El segundo paso consiste en crear la cuenta en OpenDNS. Una vez creada la cuenta, debes ir a la sección NETWORK y crear la configuración específica de esta red con el botón "Add This Network":
3) Por último debes configurar las preferencias de filtrado. En la página de Settings se establece el filtrado: (Puedes hacer click para ver pantalla con mayor tamaño)

Notas:

  • En la flecha ROJA configuras la red deseada.
  • En la sección VERDE configuras las opciones de filtrado que deseas.
  • En las flechas AZULES configuras el mensaje de bloqueado en español con el logo que deseas.


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sábado, noviembre 24, 2007

Cómo hacer un buen recado telefónico de correo de voz saliente

La mayoría de los celulares o correos de voz del mundo tienen un mensaje genérico estándar como el que sigue:

¡Hola! Mi nombre es «Pedro Picapiedra». En este momento no estoy disponible. Favor déjame su mensaje y tu número después del tono y le devolveré la llamada en cuanto sea posible. Muchas gracias. *BEEP*

Correo de Voz tiene años de estar funcionando y no necesitamos a esta altura explicaciones largas.
  • No me digas que deje un mensaje - Ya eso lo sabemos desde el momento que escuchamos la grabación de tu voz.
  • No me digas que 'no estás disponible' - Eso lo sabemos. No sabemos si estás evitando hablar conmigo, si estás fuera de cobertura, si tu teléfono está apagado o si realmente estás atendiendo una emergencia. Evitemos esta palabrería.
  • No me digas que vas a retornar mi llamada en cuanto puedas - Porque muchas veces no es cierto. Y si es cierto, yo no necesito saber eso porque realmente me llamarás cuando puedas. Ahorrémonos esos segundos.
  • No me pongas música o payasadas - Vamos al grano. Negocios es Negocios.
  • Si realmente vas a estar fuera por un tiempo prolongado y predeterminado, avísame - "Estoy fuera de la ciudad y regreso el Lunes 16." Eso sí me ayuda.
La conclusión: Deja tu nombre (y si quieres tu número.) PUNTO.

De [Cranking Widgets]

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miércoles, noviembre 21, 2007

Multi-Tarea (Multi-Tasking)

Leí esta cita de Timothy Ferriss que me puso a pensar.

Multi-tarea está muerto. Nunca ha funcionado y nunca lo hará. Las personas inteligentes les gusta cantar su alabanza porque les da permiso de evitar una alternativa mucho más retadora: enfocarse en una única cosa.
–Timothy Ferriss
Encontrado en [From Where I Sit]

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sábado, noviembre 10, 2007

Los Siete Pecados Mortales de la Mensajería Instantánea (Chat)


La mensajería instantánea puede ser un sistema de comunicación muy efectiva y barata, pero también tiene sus riesgos. 43Folders menciona siete cosas a evitar para darnos más riqueza en las conversaciones. En particular me gustaron las siguientes:

No te pongas disponible 24/7
Designe "horas de oficina" para IM -- como dos horas máximas por día. Así evitarás interrupciones excesivas.

No esperes una respuesta
Después de enviar un IM -- no esperes una respuesta (y menos una respuesta rápida). Una de las ventajas de IM es la habilidad de tener "conversaciones lentas" donde las personas responde cuando puedan.
Eso de las "conversaciones lentas" es bueno. Acordémonos que el chat no es ni totalmente sincrónico ni totalmente anacrónico.
De [43Folders]

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martes, octubre 23, 2007

Una Definición de «Éxito»

¿Cómo se define el éxito?

Eso depende de quién eres y qué valoras.

¿Cómo definen "por allá" el éxito?

  • Por el Dinero que tienes
  • Por el Automóvil que manejas
  • Por el Currículum
  • Por los Viajes hechos
  • Por la Belleza Física.





Por años he pensado que la definición de éxito que más me gustaba era del autor y poeta Norteamericano Ralph Waldo Emerson:
Éxito es reírse con frecuencia y amar mucho.


Hace unos días, escuché una definición de éxito que creo que está más acertada;
Éxito es obediencia total a Dios.


Si hago lo que Dios pide de mí, soy exitoso. Punto. ¡Qué sabio!

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lunes, octubre 22, 2007

Outlook GTD -- Implemente GTD en Outlook con Jello Dashboard 3

Hace un tiempo había hablado de cómo el software gratuito Jello Dashboard agrega a Outlook capacidades para implementar Organízate con Eficacia (GTD) de una buena manera.

Jello Dashboard permite manejar una matriz de Proyectos y Contextos para rápidamente ver las tareas asociadas a cada una.

En esta entrada queremos presentar cómo configurar el Jello Dashboard 3 en Outlook, y especialmente cómo manejarlo con PDAs Palm y PocketPC ya que Jello 3 cambia la estructura de cómo se guardan los proyectos. Siga leyendo para ver cómo se configura.



1- Instalación
Puedes bajar el Jello de aquí. Cuando lo instalas, ella te pide que definas una carpeta de outlook que se va a asociar con Jello Dashboard. Recomiendo que hagas una nueva carpeta de tipo TASK y le pongas un nombre descriptivo como "GTD".

Otra opción es en la carpeta raíz de Outlook, así reemplazando Outlook Today. A mi me gusta conservar Outlook Today para ciertas demostraciones, así que lo dejo en una carpeta aparte, pero si nunca usas Outlook Today, tal vez esta sea la mejor opción.
2- Configuración a Español
Luego de instalar, en Outlook navegue a la carpeta creada en el paso anterior y Jello se abrirá por primera vez. Abra la sección de Settings.
Luego configure en la sección de Interface Settings el idioma a Español. Save y vuelva a entrar en Opciones.
3- Configuración de Contextos
Seleccione en la sección de Contextos a la derecha seleccione Opciones (ver flecha en el gráfico abajo)
Ahora seleccione IMPORTAR en el menú de arriba. Esto le permite importar los contextos definidos en outlook para versión 2007 o para otras versiones. Si configuró Outlook como recomendamos, debe de seleccionar GET ITEMS como muestra la pantalla abajo y OK.
Ahora debería de tener una lista de contextos definidas apropiadamente. Si tiene una lista de Proyectos puede importarla de la misma manera que hicimos con los contextos.

4- Utilización de Jello
El Jello le muestra Contextos y Proyectos en la mano derecha. Si le haces click a cualquiera, te muestra las Acciones asociadas y para cada acción, muestra los Proyectos a los que está asociado.
5- Sincronización con Palm y PocketPC
Esta versión de Jello deja los proyectos como categorías de las tareas.

Entonces en la PocketPC no hay nada que hacer -- El Pocket Outlook permite múltiples categorías por cada tarea.

En Palm, es necesario reemplazar cualquier herramienta Hotsync adicional como Chapura y dejar el original de la Palm. Este permite múltiples contextos en Outlook pero sincroniza sólo el primero con la Palm. Es decir, en la Palm no hay proyectos, sólo contextos.

Debes configurar el Hotsync de la Palm como se muestra a la Derecha:



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Outlook GTD -- Con Outlook 2007


Hace un tiempo hablamos de cómo configurar Outlook para GTD, ahora una actualización tomando en cuenta unas ventajas de Outlook 2007.

Outlook 2007 tiene un manejo de Categorías con ventaja de que tiene clasificación por colores y la habilidad de poder ponerle teclas de acceso rápido a las categorías.

Las teclas de acceso rápido tienen la gran ventaja de que uno puede agregar y categorizar una tarea con sólo el teclado (En versiones de Outlook anteriores había que usar el mouse)








Categorías de Contexto para Tareas

1- Para definir sus categorías de contexto, abra una tarea nueva y seleccione categorize (como muestra la imagen arriba) y escoja la última opción de menú "All Categories"

2- Luego borre todas las categorías que Outlook tiene por defecto.

3- Agregue las categorías de contextos que más le sirven. A la hora de agregarlos, toma cuidado de asignar una Tecla de Acceso Rápido a los contextos más comunes, que el más común sea el CTRL-F2, el siguiente el CTRL-F3 y así sucesivamente. Yo tengo el contexto @Computadora
con la tecla CTRL-F2, ya que la mayoría de mis tareas pertenecen a este contexto.

4- Para agregar una acción o tarea rápidamente usando únicamente su teclado son cuatro pasos:

  • CTRL-K
  • «Escribir la descripción de la acción»
  • CTRL-F3 (o la tecla que hayas definido en el paso 3) El contexto se agregará con el color asignado (ver imagen a la derecha)
  • Alt-S (para guardar)

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lunes, octubre 01, 2007

Mi único teléfono es un celular

Hay más hogares en EEUU con únicamente telefonía celular que hogares con únicamente telefonía estándar. (Casi todos los hogares tienen ambos).

- 14% de los hogares en EEUU tienen uno o más celulares pero NO tienen línea de hogar.
- 12.3% de hogares que tienen únicamente línea de hogar (aún no tienen celular)

[NY Times]

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viernes, septiembre 28, 2007

Evita el SPAM con un e-mail desechable


Quieres usar un servicio o ingresar en algún sitio que te pide que registres un e-mail; pero sabes (o sospechas) que te va a estar llegando correo basura (SPAM) de parte de este servicio.

Solución: En 2 clicks te haces de un buzón de e-mail que se auto destruye luego de 10 minutos.

  1. Abre otra ventana y accede: www.10MinuteMail.com
  2. Haz click en «Abrir mi cuenta de correo temporal en 10 Minute Mail».


Tienes entonces un buzón (ver imagen a la derecha) que dura 10 minutos y expira.

Si por alguna razón, necesitas más minutos, haces click en "10 minutos más" y funciona.

Abajo verás que me registré para un sitio de flores que da un descuento para usuarios registrados. Yo quiero el descuento, pero no quiero recibir ofertas de flores todas las semanas.

Otros usos que se me ocurren: Enviar mensajes anónimos, como los de amigo secreto que se acostumbran a fin de año.

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miércoles, septiembre 26, 2007

Delegar-me una tarea


Hay muchas veces que si revisamos nuestra lista de siguientes acciones tenemos anotadas cosas como las siguientes:

  • Hablar con Sergio sobre implementación
  • Buscar libro de diseño
  • Arreglar compu de Sofía
El problema es que han pasado muchos días y ya no recuerdo bien qué era lo que tenía que hablar con Sergio, ni el criterio del libro de diseño que necesitaba o exactamente qué me había dicho Sofía que tenía su computadora. Obviamente estas cosas eran lógicas en el momento que apunté estas tareas, pero lo que tengo en mi mente ahora no es lo mismo que tenía hace días o semanas.

El Truco
El truco para evitar estos problemas es de anotar las cosas como si fuera delegándolos a otra persona. Pensar en una persona real, que no está 100% metido en el proyecto; pero que tampoco esté totalmente fuera del mismo.

Entonces mis siguientes acciones se parecerían más como lo siguiente
  • Hablar con Sergio para definir fechas de implementación del sistema de cobranzas.
  • Buscar libro de diseño de sitios con Joomla en español
  • Arreglar mozy en compu de Sofía y realizar un restore de prueba
Ya hemos hablado de cómo poner títulos a las metas para ayudarnos a definirlas mejor, ahora este truco nos ayuda a definir las acciones de mejor manera.

De [43Folders]

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martes, septiembre 11, 2007

Laptops en las reuniones -- ¿Tecnología Eficaz?

Desde hace como diez años empiezan a aparecer laptops en las juntas. ¿Distracción o Productividad? ¿Descortesía o Aprovechamiento del Tiempo?

Es un fenómeno tecnológico que ha tenido implicaciones sociales. Primero ofrezco unos pensamientos de ventajas y desventajas. Luego veremos algunas recomendaciones.

Ventajas

  • Se pueden conseguir datos "en vivo" referente a la reunión, del web o de la base de datos
  • Se graban los acuerdos de la junta
  • Se consiguen datos históricos referente a la junta -- e-mails, facturas, acuerdos.
  • Una breve conversación en el chat (IM) para alguien es mucho menos interrupción que sacar a esa persona de la junta.
  • Si estás en la junta, pero mucho de ella no te incumbe, puedes hacer multitarea y aprovechar para hacer e-mail, etc.
Desventajas
  • Es una barrera entre las personas.
  • ¿Dónde está tu atención? (Mira la foto arriba. Es una junta en Microsoft con un grupo de trabajo de Internet Explorer. ¿Cuántos ojos están en las pantallas? Si más del 93% de nuestra comunicación es lenguaje corporal, ¡podríamos estar perdiendo información mirando el cursor!)
  • Algunos lo sienten descortés.
Microsoft ofrece 7 reglas para el uso de laptops en las juntas
  1. Que la laptop tenga razón de estar allí.
  2. Designe un usuario para la laptop (cuando hay sólo una)
  3. Esté listo para explicar por qué la trajiste
  4. Sea discreto
  5. Apague los sonidos
  6. En caso de duda, mejor dejarla afuera
  7. Analiza la junta. (Si hay mucho problema de distracción por laptops en la junta... tal vez el problema está en la junta.)
De [NY Times] via [Lifehacker]

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sábado, septiembre 08, 2007

Lectura en Diferido con un "Buzón de Lectura"

La mitad de nuestro e-mail es importante leerlo y procesarlo rápidamente, pero hay otro grupo que no es tan vital leerlo inmediatamente. Recomiendan para el e-mail hacer lectura en diferido... sentarse a leer el e-mail un par de veces al día para no vivir a-partir del e-mail sino a partir de mis decisiones.

Un buen truco que he encontrado es de dividir el e-mail en dos:

1- Los correos en los cuales estoy copiado. Este lo llamo mi Buzón de Lectura.
2- Los correos donde estoy en el "Para". Este es mi buzón normal.

Lo que hago entonces es que el sistema automáticamente procese para separar estos dos. Yo entonces proceso mi buzón de entrada con mucho más energía y frecuencia que el de Buzón de Lectura. Un par de veces por semana, con una taza de café en mano, entro y trato de vaciar el «Buzón de Lectura».

¡Un par de veces por semana! Sí, puedo ojear allí a ver si algo importante se metió allí por error, pero por lo general lo que me atrapa son suscripciones e información que no requiere que yo lea tan oportunamente. (Ver imagen a la derecha y note que tengo una carpeta llamada "Reading File" donde entran este tipo de mensaje.

Si quiere ver cómo configurar Outlook para un «Buzón de Lectura» siga leyendo....


Se configura Outlook en pocos pasos:

1) Primero, hay que ir al menú de Archivo y crear una nueva carpeta:
2) Ponerle el nombre que quieras. Algo como "Buzón de Lectura" y que esté debajo del buzón de entrada.


Ahora hay que hacer una regla de Outlook para direccionar todo a lo que no va "Para" ti a este otro buzón.

3) En el menú Herramientas selecciona Reglas y Alertas.

4) Selecciona "Nueva Regla" y escoja la opción de "Procesar mensajes cuando llegan" y seleccione «Siguiente»
5) Escoja la opción de "Cuando mi nombre no está en el «Para»"
6) Seleccione la acción «Moverlo a la carpeta especificada» y seleccione la carpeta creada en el paso #2. Presione «Siguiente», si quieres le pones excepciones, pero no es necesario. Otra vez «Siguiente»

7) Anótale el nombre "Buzón De Lectura" para la regla y seleccione la opción de «Ejecute esta regla para los mensajes que ya están en su Buzón de Entrada». Termina presionando «Finalizar».
Única advertencia. Asegúrate de entrar a ver el «Buzón de Lectura» periódicamente. La trampa es que uno nunca entra a leer el e-mail allí porque "no es importante."

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martes, agosto 28, 2007

Urgente e Importante -- La versión "Big Mac"

En los talleres de administración del tiempo frecuentemente se habla de la matriz de lo Urgente y lo Importante donde clasificamos todos los requerimientos a nuestro tiempo según su Urgencia (sentimiento de que hay que hacerlo "ya") y su Importancia (Impacto a evitar o conseguir).

El otro día en una discusión hicimos la analogía con comidas:
-- Definimos la Importancia como la «nutrición a obtener» de una comida.
-- Definimos la Urgencia como las «ganas de comer» o el «hambre».



Como se refleja en la gráfica arriba:

  • comer urgente, pero poco nutritivo es comida chatarra.
  • comer sin hambre y sin nutrición sería comer botanas en una fiesta "sólo porque están allí"
  • comer con tiempo y con nutrición sería una cena en pareja.
  • comer con hambre, pero nutritivo sería llevar una comida nutritiva a la oficina.
Estamos acostumbrados a pensar en cuidar lo que comemos... pero a veces poco acostumbrados a pensar en lo que gastamos el tiempo.

Actividades como
  • Atender ciertas reuniones que no agregan valor son como comida chatarra.
  • Sentarse a surfear TV por 2 horas sin ver nada bueno sería como comer botanas "porque están allí"
  • Planificar un proyecto o leer un buen libro sería como la cena en pareja
  • Atender el proyecto para mañana con energía sería como la comida nutritiva en la oficina.
La matriz de lo Urgente e Importante tradicional es la siguiente:

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¿Y qué?


Después de un seminario o una conferencia siempre nos espera un sin fin de cosas por procesar y atender y frecuentemente terminamos regresando a casa y nunca dando seguimiento a lo aprendido o a los contactos hechos.

Tiene que decidir que va a HACER como resultado de ESTAR en esta presentación.

La versión corta de esa misma pregunta: ¿Y qué?

No se requiere mucho tiempo, una o dos horas para procesar los papeles recibidos, tomar decisiones, y ver qué nuevos procesos va a implementar luego de llegar de una conferencia.

De [Jason Womack]

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lunes, julio 30, 2007

El Teléfono es tan siglo pasado

El otro día estuve en casa de un amigo con su hija de 13 años y ella tenía que contactar a su amiga para ver si iban a pasear en la noche. Ella no fue corriendo al teléfono, fue corriendo a su MSN y allí la buscó. Unos minutos después le preguntamos qué había dicho la amiga. "No sé, es que no estaba en línea." ¿Porqué no la llamaste?

En un seminario de Enterprise 2.0 el mes pasado sacaron la siguiente estadística: Un usuario típico de 21 años hace 100 llamadas telefónicas al mes, pero 2500 mensajes de texto SMS.

Nuestros modos de comunicación están cambiando.

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jueves, julio 26, 2007

Inbox Zero -- e-mail basado en acciones

Merlin Mann, da un discurso excelente en inglés sobre el manejo de e-mail basado en acciones. En 35 minutos da el discurso y el resto del tiempo para preguntas y respuestas.



La serie de entradas de bitácora está aquí

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viernes, julio 20, 2007

Cómo introducir el proceso de GTD (Organízate con Eficacia)


Me he topado con la disyuntiva de cómo introducir el proceso de flujo de trabajo de Organízate con Eficacia (GTD) a las personas por primera vez. He intentado varias opciones con resultados mixtos:

  • Describir los cinco pasos de división del trabajo -- muchos se me quedan viendo como que fuera demasiado metódico.
  • Mostrar mi agenda, organizada por contextos -- a veces piensan en el sistema y no el método, como que les estoy vendiendo mi PDA, etc.
  • Enseñar un diagrama de flujo simple -- casi igual al mostrar los cinco pasos, aunque por lo menos apoyado visualmente.
  • Enseñar el diagrama de flujo avanzado -- demasiada información para alguien que no conoce el proceso.
  • Hablar de "mente como el agua" -- ¿eres karateka?
  • Hablar del modo pre-vacaciones y cómo se sintieron cuando estaban libres de pendientes durante las mismas -- este funciona bien para algunos, por lo menos ven el resultado a obtener y no el proceso para llegar allí.
Hace unos días Scott Moehring me envió un documento Excel que él usa para introducir el proceso. Tres columnas que rellena la persona interesada: Cosas, Resultados Deseados y Siguientes Acciones. Me dijo que con esto las personas entienden el proceso y si preguntan más, entonces enseña más.

Me dio permiso de publicar el documento -- lo puedes bajar aquí.

Si tienen alguna sugerencia de cómo introducir GTD, compártenlo.

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miércoles, julio 18, 2007

Modo Post-Vacaciones


Llegamos de las vacaciones y hay mucho que hacer:

  • Nuestros buzones de entrada están llenos: e-mail, recados telefónicos, papeles, revistas, facturas o recibos y otros papeles.
  • Hay que descansar de las fatigas del reposo. Depende del estilo de las vacaciones, pero muchas veces llegamos cansados -- necesitamos dormir bien, comer lo que nos gusta, atender nuestras quemaduras, dolores musculares, picaduras de mosquito, etc.
  • Traemos la cámara llena de decenas de fotos que hay que procesar, mandar, imprimir y compartir.
  • Ropa sucia, casa sucia, equipo sucio (de acampar, bicicleta, deporte, automóvil, ...) -- la anterior rutina de limpieza tiene que re-establecerse.
  • Desde que empezábamos a llegar a casa, nuestro cerebro se empezó a encender de nuevo y tenemos mil ideas nuevas que hay que procesar.
Algunas sugerencias:
  1. Averigua las prioridades de todos los miembros de la casa antes de tomar decisiones. Sugiero una pregunta como: Ahora que lleguemos, ¿qué es importante para ti? Para unos dormir, otros limpiar, otros subir fotos, otros procesar e-mail. Revisa las expectativas bien para no terminar las vacaciones con una discusión.
  2. No te comprometas a cosas el día siguiente, si es posible. Regreso Domingo, así que Lunes tempranito estoy en tu oficina para avanzar el proyecto. Hacer el proceso de revisión semanal, procesar los buzones de entrada y definir todo lo que hay en la mesa antes de escoger. Como bien lo dice David Allen: "Sólo puedes estar contento con lo que estás haciendo si sabes conscientemente todo lo que no estás haciendo en ese mismo momento."
  3. Posiblemente hay que hacer un proceso de Vaciado Mental -- ya que has pensado en las vacaciones de proyectos, tareas, compromisos que quieres hacer (o que quieres dejar de hacer).
  4. También puede ser que has pensado en un nivel superior. En lugar de estar pensando en la "pista de aterrizaje" y los 10 mil pies de proyectos... te has puesto a pensar en niveles de áreas de responsabilidad, metas a 1 a 2 años, visión a 3-5 años y tu misión de vida. Ponle el cariño y tiempo, ya que esto puede ser de los resultados más duraderos de tus vacaciones. En este proceso, hay que empezar a bajar las ideas a proyectos y acciones, además de permitir que muchas cosas entren y salgan de tu lista de "Algún Día/Quizás."
Las vacaciones se pueden aprovechar al 100%... pero si haces bien el modo "Post-Vacaciones" puedes sacarle el 200% o más! Si tienen alguna otra sugerencia, hablenlo en los comentarios.

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viernes, junio 29, 2007

¿Cuántos Ajustes?

Acabo de viajar a otro estado donde no hacen cambio de "hora de verano" y por lo tanto había que quitarle una hora a todos los aparatos. Me sorprendió la cantidad de aparatos que andaba que dicen la hora. ¿Cuántas tendrías que cambiar tu?

Reloj de Mano - Teléfono Móvil - PDA - Notebook - Cámara - Automóvil - Despertador - ...
Pronto creo que nuestras cajas de cereal también tendrán reloj...

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martes, junio 19, 2007

Alineando Metas Individuales para Ejecución de Metas Organizacionales.

Mucho hemos hablado en este foro sobre metas individuales y metodologías para cumplirlas. Ahora quisiéramos hablar de cómo apoyar metas de organizaciones.

Imaginemos esta situación: Los directivos de una organización se van de la oficina unos días y llegan con un hermoso Plan Estratégico de qué debe hacer la organización en el siguiente periodo. El problema es el siguiente: ¿Cómo hacer entender a todos los involucrados la parte que ellos tienen que hacer para que dicho plan se ejecute? ¿Y cómo podrán ejecutar el plan los directivos si todos los involucrados de la organización no alinean sus metas a la meta grande.

Algunos ejemplos:

  • En un banco, hay que "aumentar penetración en el campo agrícola en un 7%". ¿Qué significa para el cajero? ¿Qué debe hacer él para contribuir a esto?
  • En una fábrica de componentes electrónicos, hay que "bajar el tiempo de inventario en 2 días." Suena bien, pero ¿qué puedo hacer yo? dice el gerente de informática. ¡Ese problema es de operaciones y de ventas!
  • En una ONG, hay que "aumentar el conocimiento de nuestra organización en el gobierno." ¿Cuál granito de arena puede dar la psicóloga para apoyar esa meta?
  • En una familia, hay que "ahorrar para poder cambiar el auto porque este año no pasará la revisión técnica." Aquí es más fácil ver la contribución que pueden hacer los hijos, pero ¿cómo involucrarlos y que no digan que eso es "cosa de Mamá y Papá"?
Sí hay cosas que se pueden hacer y pasos concretos a tomar. El nombre en los negocios se llama "La Ejecución." Si quiere leer de los pasos que se pueden tomar, siga leyendo.


Primero escoger nuestras (pocas) metas y definirlas
Antes de hablar del proceso de alineación, es importante que escojamos pocas metas para alcanzar éstos y no más que eso. Aún en términos personales -- no podemos ser el "más guapo" y el "más fuerte" y el "más rápido" y el "más inteligente" y el "más relajado" y el "más adinerado" -- la realidad se va a balancear y debemos escoger algunas pocas metas para enfocarnos en ellas. FranklinCovey las llama las "Metas Crucialmente Importantes" (MCI) y dice que podemos enfocarnos en tres -- no más.

Un ejemplo de esto es cuando Jack Welsh tomó cargo de General Electric, Tenía más de 40 divisiones diferentes y ganancias por US$1500 MM. Decide vender cualquier divisón de GE que no era líder en su industria (o un cercano segundo lugar) y reduce las divisiones a 13 y aumenta las ganancias a US$5200 MM. ¿Lo viste? Enfoque y aumente productividad. La famosa 80-20 de Paretto siempre nos lo ha dicho, pero es bueno tener números reales.

Una vez que hayamos escogido las MCI, es importante que sean entendibles y medibles. ¿Quieres penetrar más en el mercado? Bien. ¿Cuál parte del mercado? ¿Cuánto? ¿Para cuándo? Vender 25% más el próximo año en la línea de "Caballeros." Eso es entendible y medible.

Tomar el Puntaje en un Tablero
Recuerdas cuando éramos pequeños y jugábamos algún deporte decíamos "Ahora sí, registremos el puntaje." Jugábamos diferente, ¿verdad? Pues con las metas de nuestra organización debemos hacer lo mismo. En este caso es poner la medida en un lugar público. Como en las fábricas: 142 días sin accidentes. ¿Quieres aumentar ventas? Mídalo. ¿Quieres mejorar en servicio a clientes? Sea creativo, y mídalo. ¿Quieres bajar de peso? Pésate regularmente.

Lo otro que es importante en esto es que sea gráfico más que numérico. Si puedes mostrar la meta de manera gráfica, tal y como los coches nos muestran los puntos críticos del motor mediante el tablero. No nos dicen cuántos litros tenemos o los grados centígrados de temperatura del agua... nos dan una gráfica de colores y con eso uno monitorea los signos vitales de manera sencilla. Piensa en un tablero de resultados hacia tu meta.

Recuerdo de adolecente en un grupo de jóvenes que si lograbamos invitar a 50 personas a cierta actividad, el líder se comprometió a comerse un pez de acuario vivo. El gráfico que nos pusieron fue como el que se ve a la izquierda y cada semana veíamos cómo íbamos en alcanzar la meta. Esto es muy efectivo para motivar a todos en una meta común.
Traducir metas en acciones específicas Cada grupo dentro de una organización debe traducir cómo puede las metas definidas en acciones específicas que puede ejecutar. Hay un ejemplo del Hotel Ritz-Carlton que se hace entender bien:

- Misión/Visión: 100% Lealtad del Cliente
- MCI definida por Junta Directiva: Satisfacer las necesidades no expresadas de nuestros clientes.
- Meta División de Hotelería: Dar Servicios Personalizados
- Meta Departamento Recepción: Consistentemente entregar los servicios en tres pasos.
  1. Memorizar los nombres de los clientes que están por llegar.
  2. Verificar base de datos sobre el cliente antes de su llegada.
  3. Preguntarle al huésped sobre su hora de partida.
Una meta abstracta como "Satisfacer las necesidades no expresadas..." se traduce para las personas en recepción a tres metas individuales que apoyan directamente en lo que les corresponde. No es difícil imaginarse en este escenario que el Bell Boy también tiene su meta que apoya la del departamento de Recepción. También el departamento de Limpieza tiene su meta definida que apoya la meta de la División y así sucesivamente. Lo que se genera es un árbol de metas alieneadas.

Ahora fíjate cómo una persona que a primera vista tiene poco impacto para apoyar una meta estratégica en la organización como un Bell Boy, ahora está ayudando a que el cliente se sienta más identificado y quiera regresar al hotel. En algún lugar privado de sólo empleados del hotel hay un tablero que refleja cuántos clientes están optando por regresar a ese hotel en lugar de ir a otro. Este Bell Boy entonces está viendo cómo su contribución está ayudando a cumplir la meta grande y eso da mucha satisfacción y motivación.

La organización estará mucho más preparada para cumplir las metas crucialmente importantes si todos los integrantes están contribuyendo activamente a su cumplimiento.

Siguientes Acciones:
  • Defina cuales son las MCI's de tu organización... aún de tu familia.
  • Cuando tengas tu MCI, busca un tablero para ir anotando su cumplimiento.
  • Que cada líder de grupo defina su manera de contribuir a dicha meta y exija a sus integrantes a definir sub-metas que apoyen la meta departamental.
  • Traduzca las metas a acciones. ¿Cuál es la siguiente acción?
Los contenidos de este post se basan en el libro de Execution de Larry Bossidy & Ram Charan y del curso de "Las 4 Disciplinas de la Ejecución" de Franklin Covey.

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miércoles, junio 13, 2007

¿Conectados en Vacaciones?

En un estudio hecho recientemente, el 20% de los trabajadores encuestados llevaron su tecnología consigo a las vacaciones y se conectaron al trabajo. Me interesaron algunas citas:

"Más y más, especialmente cuando estás en un rol gerencial, es muy difícil alejarse totalmente del trabajo, dada la tecnología de comunicación que tenemos hoy." -- Suzanne Bianchi

Scheider dice que limita sus check-ins durante las vacaciones a media hora diaria y trata de hacerlo en secreto para no enojar a la familia o amigos, haciendo llamadas desde su cuarto de hotel o el carro.

Otros, como abogado Barry Eisenson de 64 años, dijo que probablemente sería más estresante *no* conectarse mientras está fuera.
Una parte de mi quiere decir "¡qué barbaridad! No debes conectarte cuando estás de vacaciones. Otra parte de mi entiende lo que dice este Barry Eisenson y que a veces te da paz mental saber que "todo está bien" en la oficina.

Eso sí, las vacaciones más descansadas que he tenido son cuando es imposible conectarse por razones técnicas. Allí mi cerebro realmente se desconectó. Lo que me hace pensar es que hace 20 años, eso era mucho más común.
[Wired]

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