jueves, diciembre 28, 2006

Evaluación Software: Franklin Covey Plan Plus for Outlook v4

He estado evaluando la versión 4 de Plan Plus for Microsoft Outlook y quiero decir que esta nueva versión tiene varias cosas que de veras valen la pena la actualización.

La actualización tiene varios puntos nuevos, pero las que para mí agregan mucho valor son dos:

1- La administración de proyectos integrada está mejorado -- Delega, Reporta e Integra.
2- Nuevas herramientas para PDA que sincronizan con el Outlook -- tanto para Palm como para Windows Mobile.
Siga leyendo y podrás ver más detalles y mostrario de pantallas.



El PlanPlus for Microsoft Outlook agrega a Outlook el panorama de productividad basado en valores presentados en los libros de 7 Hábitos y Lo Que es Más Importante. Si uno no enfoca los valores, es posible que entres a Outlook a trabajar únicamente el e-mail y perder de vista lo que más te puede impactar la vida.


HOME: El Plan Plus home agrega a Outlook la vista de productividad que necesitamos. En lugar de ver únicamente el e-mail y los contactos, aquí ves notas, calendario, tareas y más, todo al mismo tiempo.

En la versión 4.0 hay varias mejoras (haz click en la imagen para ver versión grande).

  • Las tareas se pueden poner en categorías, permitiendo dividirlas por contexto, lo cual considero una mejor manera de planificar. (Ver marcador amarillo)
  • Las notas diarias te permiten grabar información diversa en un lugar centralizado, ahorrando así tiempo y no perdiendo información que apuntaste en un PostIT que luego se extravió. Las notas diarias ahora tienen texto enriquecido (en las previas versiones eran texto simple). (Ver marcador marrón arriba). La versión de PDA se ve en la imagen de la izquierda.
  • En la parte de arriba del Plan Plus Home hay un nuevo menú para saltar a otras partes importantes de PlanPlus for Microsoft Outlook. (Ver marcador rojo arriba)
BRÚJULA SEMANAL (COMPASS)
Una de las herramientas más productivas de este software es la brújula semanal. Si estás perdido en el bosque, ¿qué te sirve más, un cronómetro o una brújula? La brújula te da dirección.

En la brújula llenas dos partes:
  1. Afilar la sierra -¿Qué voy a hacer esta semana para asegurarme que mi productividad sea sostenible en cada área de mi vida (Física, Mental, Social/Emocional y Espiritual? (Ver marcador verde)
  2. Metas para Roles - ¿Qué es lo mejor que puedo hacer esta semana para mejorar este rol? (Flechas amarillas)
Si yo quiero terminar mi semana sintiendo que hice algo productivo, es importante como mínimo establecer metas en estas áreas importantes.

Otro aspecto nuevo en esta versión es que la brújula semanal sincroniza con PDA. Eso es bueno, porque puedo aprovechar y planificar mi brújula semanal desde la comodidad de un sofá el Domingo en la tarde. También puedo consultar a media semana a ver cómo me va con las metas que me había puesto.







PROYECTOS
Desde la versión tres, Plan Plus for Outlook trae una herramienta para definición y administración de proyectos. En esta versión del software, esta herramienta viene muy mejorada.

Lo que me gusta es que está 100% integrado a la herramienta de planificación. Yo sé que Microsoft Project puede integrarse con Outlook, pero ahora lo hace de manera impecable. Entonces la ejecución del proyecto se vuelve más sencilla de administrar. Como ejemplo, puede ver con el marcador verde cómo la asignación de una sub-tarea a otra persona se hace de la misma manera que lo hace Outlook.


Conforme se va avanzando en el proyecto, se registra en la parte derecha (marcador amarillo) y se puede reportar el avance a menudo con un sólo click para generar un reporte.

La otra ventaja que proporciona esta versión es que, nuevamente, hay sincronización con una versión en PDA del proyecto. Esto vale oro! Es tan útil poder monitorear el avance de un proyecto en cualquier lugar. Por ejemplo, estoy en una reunión y puedo con mi PDA hacer las preguntas pertinentes referentes al proyecto.

Pero si hay otras herramientas para administración de proyectos: ¿Por qué esta?
Es que hay muchos tipos de proyectos. Para un proyecto grande, el cual es mi principal trabajo, yo usaría una herramienta de mapa mental o Microsoft Project para adminsitrarlo -- de eso no hay duda. Pero para un proyecto de los tantos que tenemos, donde yo soy el principal ejecutor y administrador, pero que involucra a otras personas, esta herramienta es ideal.

LO MALO
Un par de cosas que necesita:
  1. Aún no hay soporte para Outlook en otros idiomas, sólo Inglés.
  2. Según lo que he visto, le han quitado el Values Wizard, Goals Wizard y Mission Gallery que habían en otras versiones. Estas herramientas ayudaban a personas a definir sus valores, sus metas y su misión de vida.
CÓMO PROBARLO?
Si deseas probar esto, vas a necesitar que Outlook esté totalmente en inglés. No sólo el software, sino también los nombres de las carpetas. Es decir, si en las carpetas dice Buzón de Entrada, aunque Outlook esté en Inglés, no te va a funcionar. Si dice Inbox, entonces estás bien.

Si esta condición se da, el Plan Plus for Outlook, en mi experiencia, funciona muy bien, muy estable y no hay problemas de instalación. Puedes bajar la versión de evaluación aquí. Si ocupan apoyo o tienen alguna pregunta, no duden en contactarme.

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¿Usamos la Tecnología para Mentir?

Según un estudio en el Reino Unido, regularmente decimos "mentiras blancas" para evitar algo desagradable con la verdad.

Lo interesante es que los encuestados dicen que es más fácil mentir usando tecnología -- chat, e-mail, SMS, etc.

Si la tecnología es muy eficaz para mentir; mi pregunta es: ¿mentir es eficaz?


Mintieron referente al trabajo: 67%

  • Referente a la salud - 43%
  • Referente al trabajo terminado - 23%
  • Escondiendo un error - 18%
Mintieron en la vida personal: 40%
  • Referente a compra de ropa y el costo de la(s) prenda(s) - 37%
  • Referente a la apariencia de otra persona - 35%
  • Cuánto comieron? - 31%
  • Cuánto pesan? - 32%
Foto por Mary Grace.

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domingo, diciembre 17, 2006

Sobre-Saturación de Información

Mucho se habla de la "Sobre-Saturación de Información".

El problema NO es sobre saturación -- si lo fuera, cuando entráramos a una biblioteca nos moriríamos.

El problema es no saber cómo manejarlo.
La cantidad de información que manejamos hoy en día "ES". Y de hecho, se va ir empeorando. Lo que sí podemos hacer es manejarlo eficazmente. ¿Vale?

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martes, diciembre 05, 2006

Sincronía -- El medio apropiado

Tenemos varias maneras de comunicarnos con nuestros principales contactos: Teléfono, e-mail, mensaje SMS, Chat, *salud* fax, etc.

Todos tienen su lugar, no hay uno que es mejor que el otro. Analicemolos por su grado de sincronía. Sincronía es decir Mismo Tiempo. Pero no es un booleano: SI/NO. Hay grados de sincronía.

Tomemos una conversación telefónica. Es muy sincrónica. Las dos personas están interactuando al mismo tiempo. Es muy efectivo para resolver cosas críticas, resolver problemas juntos o para cuando hay que coordinar algo entre pares. El problema de este grado de sincronía es que interrumpe. Cuando Pedro llama al Sr. Rajuela para recordarle algo, está implícitamente diciéndole "no sé lo que estabas haciendo, pero esto es más importante que eso".

Del otro lado está el e-mail. Es muy a-sincrónica. Yo te escribo el e-mail sin interrumpirte. Tu lees el e-mail sin interrumpirme. Puedo enviarla a varias personas en un mismo instante. Pero es muy malo para resolver ciertos problemas -- ¿Qué tal reunirnos viernes? Respuesta: No, viernes no puedo. Respuesta. ¿Y lunes? Respuesta: Regreso de viaje. Puedo luego de comer... ¡Pare! Hazlo con un método más sincrónico.

El Mensaje Instantáneo, IM o Chat es un sistema intermedio. Es semi-sincrónico. Si te llega una llamada telefónica, si necesitas llenar tu taza de café, el chat lo permite. Pero al mismo tiempo permite una interacción menos laboriosa que el e-mail (y por ende mucho más rápida). Claro, mal usado, también tiene sus problemas

Medio Apropiado

  • El otro día coordinando con alguien una reunión, él empezó a hacerlo por e-mail. Luego de dos e-mails, decidí esperar y continuar en IM. Usa el medio apropiado.
  • ¿Recibiendo instrucciones detalladas por teléfono? ¿Por medio de intermediarios? ¿Puedes mandarme el número de serie y la dirección por e-mail? Así evitamos problemas. (Y lo que no le dije es que: así puedo regresar a trabajar en lo que es más importante en este momento para mí)
  • ¿Recibiendo listas de cosas por IM? Sabes qué, en IM casi no queda registro de la conversación -- mejor mándalas por e-mail.
Piensa en el medio apropiado antes de lanzar el mensaje al otro lado. Piensa no sólo en TU productividad, sino en la de tu corresponsal.

Foto por ZeldaMoon

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