miércoles, noviembre 15, 2006

alGrano: Un Planificador Confiable libera la Mente

Imagínate que llegas a la casa de un amigo que se queja que su computadora está muy lenta. Te pide ayuda y resulta que tiene 18 programas abiertos: Word, Excel, Visio, Project, Outlook, Explorer, FireFox y once otros programas. Por supuesto que está lento!", le dices, "Cierre todo eso y deje los tres o cuatro que realmente estás usando en este momento." Preocupado dice, "Es que no puedo cerrar Excel porque estoy haciendo un presupuesto."

En el ejemplo la respuesta que le darías nos parece obvia - "¡Tienes que guardar el archivo abierto y cerrar Excel!"; pero ¿sabes qué? Casi todos nosotros estamos usando nuestra "Memoria RAM" mental para acordarnos de cosas pendientes en lugar de guardar y cerrar las cosas en un sistema confiable.

¿Y sabes qué es lo peor? Que usualmente nuestra mente nos recuerda estos pendientes en el momento menos adecuado. Algunos ejemplos:

  • Te acuerdas que hay que llamar a tu cliente Pedro Picapiedra cuando estás volando en avión y no puedes llamarlo.
  • Recuerdas el e-mail que tenías que enviar hoy a la agencia de publicidad mientras estás con tu esposa en el teatro a las 9:21pm.
  • Estás en el gimnasio luego de pasar por el centro comercial y te acuerdas que no compraste el papel higiénico.


Todo esto se convierte en estrés. Estrés totalmente evitable. Lo único que necesitas son dos cosas:

  1. Guardar todo en un Planificador. Voy a enfatizar: Guardar TODO en un Planificador.
  2. Revisar el Planificador regularmente y en los momentos adecuados, de tal manera que puedas confiar en él.
Vamos Al Grano: Si en algún momento te acuerdas de algo y dices "tengo que…" o "debería de…"; eso indica que ese item está en "Memoria RAM" y no está guardado en el Planificador. Cuando escuches esas palabras, anótelo. Tenga listas de ideas, de compras, de llamadas por hacer, e-mails por redactar, etc.

Hágase del hábito de buscar en el planificador semanalmente para que su mente no tome el control otra vez.

Un ejemplo práctico: Tienes 10 minutos libres porque la junta terminó temprano. Tienes un teléfono en frente. Es un buen momento para hacer una o varias llamadas. Como tienes TODO listado en el planificador, vas a la lista de “Llamadas por Hacer” y escoges de allí la llamada según su prioridad e importancia.

Otro ejemplo práctico: El vuelo se atrasó. Estás en el aeropuerto, sin internet, esperando abordar el avión para regresar a casa. Sacas tu laptop y dispones de tiempo para sacar algo adelante. Revisas tu lista de pendientes del planificador y escoges el item de mayor impacto para ejecutar en ese momento.

Una vez que logras anotar todo en el planificador y confiar en el sistema para recordarte de los pendientes en momentos adecuados, vas a notar que tu nivel de estrés baja y tu productividad incrementa - igual a la computadora de tu amigo una vez que cierre 14 de los 18 programas que tenía abiertos.

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martes, noviembre 07, 2006

¿Fumar Marijuana o abrir el Chat?


En un estudio que hicieron sobre productividad pusieron a tres grupos de personas a resolver una prueba en la computadora:
a- Grupo normal -- Sólo la aplicación de prueba abierta en la computadora.
b- Grupo "chat" -- Estos tenían abierto su programa de I.M. (chat)
c- Grupo drogado -- Igual al grupo (a), pero habían fumado mariguana.

El resultado esperado es que el grupo (a) terminó con mejores resultados.

El resultado inesperado es que el grupo Mariguanos (c) terminó con mejores resultados que el grupo Chatero (b).

A veces no nos damos cuenta cuánto nos afecta la interrupción de tener el chat abierto. Y no es por culpa del medio -- el chat es una herramienta nada más -- el problema es la interrupción.

Yo creo que el chat es una buen herramienta, pero hay que saberla usar. Se me ocurre una lista rápida de sugerencias:

  • Tener cuidado con el chat personal. Lo abres cuando estás con ganas de hablar y cuando no te va a afectar el objetivo en mente.
  • El chat es semi-sincrónico. No tienes que contestar todo "YA".
  • Dile al primo que estás en algo, que mejor chatean después.
  • Use el rótulo de "ocupado" y respete el rótulo de los demás.
Es buena tecnología, puede ser eficaz, pero sólo por ser tecnología, no siempre es eficaz.

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