lunes, octubre 30, 2006

alGrano: La Prioridad “A-B-C” no mira el Contexto

Muchos de nosotros hemos sido entrenados en algún taller de “Administración del Tiempo” como lo es Focus – Logre sus Más Altas Prioridades que prioricemos las tareas y ejecutar primero las más importantes. El problema es que *prioridad* no es el único criterio para determinar cuál es la siguiente acción a tomar en un momento dado.

Según el libro Organízate con Eficacia de David Allen, debemos tomar en cuenta cuatro factores diferentes para saber cuál es la siguiente tarea a ejecutar:

  1. Contexto. ¿Dónde estás? ¿Qué herramientas tienes disponibles en este momento? Por ejemplo, no puede usted llamar a alguien si no estás junto a un teléfono. Tampoco puede usted hacer una planificación presupuestaria sin Excel y los documentos del año pasado al frente.
  2. Tiempo Disponible. ¿Cuánto tiempo disponible tiene usted en este momento? ¿2 minutos? ¿2 horas? ¿20 horas? ¿Qué tareas podría usted ejecutar en el tiempo disponible? Por ejemplo, algunas llamadas telefónicas o e-mails podrían hacerse en dos minutos, o tal vez para encontrar la información relevante para la planificación presupuestaria, pero no para iniciar esa tarea.
  3. Energía Disponible. Hay tareas que necesitan una cuota de creatividad muy alta y otras son mucho más rutinarias. Tal vez un viernes en la tarde después de batallar con el tránsito un par de horas no es el momento correcto para hacer un plan de mercadeo, aunque tuviera usted tiempo suficiente y estuviera usted en el contexto correcto.
  4. Prioridad. Ahora sí, dado un contexto, con un tiempo disponible y con la energía requerida, ¿cuál es la tarea que mayor impacto va a producir en su vida en este momento?

Al Grano: Con la Planificación Semanal no es posible estimar correctamente los cuatro factores por adelantado. Entonces, durante el fin de semana usted piensa que el jueves en la tarde podrá ejecutar una tarea, pero al llegar el momento, por uno o varios de los factores anteriores, ya no es práctico. Esta frustración es la que causa que muchos dejen de planificar! ¡No dejen de planificar! Lo único que hay que hacer es adquirir un paradigma nuevo y hacerlo diferente. Esta es mi sugerencia:

· Planifica una tarea (To-Do Priorizado) para un día únicamente cuando es 100% obligatorio hacer esa tarea ese día. O sea, sólo las tareas “A1”

· Todo lo demás se deja en la Lista Maestra de Tareas.

· La Lista Maestra se organiza por Contextos, o más bien por herramientas. El planificador en papel tiene dos categorías: Personal y Profesional. Se deshecha esto y cámbielo por las categorías siguientes:

o Casa – Tareas que necesitan hacerse en casa
o Computadora – Tareas que se requieren hacer en la computadora
o Computadora-Internet – Tareas que requieren estar en-línea para hacerse
o Llamadas – Llamadas telefónicas por hacerse
o Mandados ­– Visitas, Compras, Pagos, etc. o Oficina – Tareas que necesitan hacerse en la oficina.

· Cada uno de los contextos anteriores está debidamente priorizado con el sistema A-B-C que se acostumbra

Entonces, cuando llega ese viernes en la tarde luego de batallar con el tránsito, el proceso de decisión se parecería a esto

  1. Estoy en la oficina. Puedo hacer tareas de Oficina, Computadora, Llamadas y Computadora-Internet.
  2. Tengo dos horas disponibles
  3. No tengo mucha energía.
  4. Reviso las cuatro listas anteriores e intuitivamente escojo la tarea por hacer: Voy a investigar el website del producto que vi en la revista del avión.

El resultado es que convierto en productivo el tiempo de baja energía, en lugar de abrir el documento de presupuesto para no generar nada.

Otro ejemplo. Estoy esperando a que mi familia termine de alistarse para salir al cine.

1. Estoy en casa. Puedo hacer tareas Casa y Llamadas

2. Tengo, tal vez, 5 o 6 minutos disponibles.

3. Reviso rápidamente mi planificador y veo que hay unas llamadas que puedo hacer: Hola, ¿servicentro? Quería hablar con un vendedor para una cotización de llantas…

El resultado es que normalmente hubiera perdido esos 5 o 6 minutos porque no eran “planificables” el domingo pasado cuando hice mi planificación semanal. Ahora los aproveché y saqué una tarea adelante. ¿Era la más “prioritaria” en mi lista? No, pero sí era la correcta para ejecutar en ese momento.

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sábado, octubre 21, 2006

Diccionario Inglés-Español en línea


Muchas veces estamos leyendo, traduciendo, escribiendo algo que está en inglés y nos ayudaría un diccionario Español-Inglés fácil de buscar y con mejores entradas que el que tiene Word 2003.

Fíjate en www.Colexica.com. Me encanta que puedes escribir una palabra en cualquiera de los dos idiomas y ella te devuelve muchos resultados.

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viernes, octubre 20, 2006

Andamos como Batman -- Pero: ¿somos más efectivos?

Hoy en día parece que todos andamos vestidos de Batman con un montón de tecnología colgando de nuestras fajas o en nuestros bolsos. La pregunta del millón es: ¿realmente nos hace más efectivos?

Yo creo que sí te puede hacer más productivo -- pero hay que saber manejar la tecnología porque cada vez que agregamos algo a nuestro bati-cinturón, cambiamos nuestro entorno y si no nos cuidamos, nos puede salir el tiro por la culata.

Hablemos de las tecnologías: Office, Celulares, e-mail, PDAs, etc. Pero no adoremos la tecnología-- busquemos hacer que la tecnología sea nuestro sirviente y no nosotros servirla a ella.

Les invito a participar.

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