martes, diciembre 05, 2006

Sincronía -- El medio apropiado

Tenemos varias maneras de comunicarnos con nuestros principales contactos: Teléfono, e-mail, mensaje SMS, Chat, *salud* fax, etc.

Todos tienen su lugar, no hay uno que es mejor que el otro. Analicemolos por su grado de sincronía. Sincronía es decir Mismo Tiempo. Pero no es un booleano: SI/NO. Hay grados de sincronía.

Tomemos una conversación telefónica. Es muy sincrónica. Las dos personas están interactuando al mismo tiempo. Es muy efectivo para resolver cosas críticas, resolver problemas juntos o para cuando hay que coordinar algo entre pares. El problema de este grado de sincronía es que interrumpe. Cuando Pedro llama al Sr. Rajuela para recordarle algo, está implícitamente diciéndole "no sé lo que estabas haciendo, pero esto es más importante que eso".

Del otro lado está el e-mail. Es muy a-sincrónica. Yo te escribo el e-mail sin interrumpirte. Tu lees el e-mail sin interrumpirme. Puedo enviarla a varias personas en un mismo instante. Pero es muy malo para resolver ciertos problemas -- ¿Qué tal reunirnos viernes? Respuesta: No, viernes no puedo. Respuesta. ¿Y lunes? Respuesta: Regreso de viaje. Puedo luego de comer... ¡Pare! Hazlo con un método más sincrónico.

El Mensaje Instantáneo, IM o Chat es un sistema intermedio. Es semi-sincrónico. Si te llega una llamada telefónica, si necesitas llenar tu taza de café, el chat lo permite. Pero al mismo tiempo permite una interacción menos laboriosa que el e-mail (y por ende mucho más rápida). Claro, mal usado, también tiene sus problemas

Medio Apropiado

  • El otro día coordinando con alguien una reunión, él empezó a hacerlo por e-mail. Luego de dos e-mails, decidí esperar y continuar en IM. Usa el medio apropiado.
  • ¿Recibiendo instrucciones detalladas por teléfono? ¿Por medio de intermediarios? ¿Puedes mandarme el número de serie y la dirección por e-mail? Así evitamos problemas. (Y lo que no le dije es que: así puedo regresar a trabajar en lo que es más importante en este momento para mí)
  • ¿Recibiendo listas de cosas por IM? Sabes qué, en IM casi no queda registro de la conversación -- mejor mándalas por e-mail.
Piensa en el medio apropiado antes de lanzar el mensaje al otro lado. Piensa no sólo en TU productividad, sino en la de tu corresponsal.

Foto por ZeldaMoon

1 comentario:

Anónimo dijo...

Ya puestos, podrías citarlas relaciones jerárquicas. Algunos jefes (otros) o son el centro del universo o se sienten mal. Por otro lado no hace falta decir que nos ahorraríamos tiempo si antes de hacer una llamada consideramos que hay que decir, escribir aparte de la oportunidad. Claro que esto es primordial cuando se necesita una respuesta agil