jueves, diciembre 28, 2006

Evaluación Software: Franklin Covey Plan Plus for Outlook v4

He estado evaluando la versión 4 de Plan Plus for Microsoft Outlook y quiero decir que esta nueva versión tiene varias cosas que de veras valen la pena la actualización.

La actualización tiene varios puntos nuevos, pero las que para mí agregan mucho valor son dos:

1- La administración de proyectos integrada está mejorado -- Delega, Reporta e Integra.
2- Nuevas herramientas para PDA que sincronizan con el Outlook -- tanto para Palm como para Windows Mobile.
Siga leyendo y podrás ver más detalles y mostrario de pantallas.



El PlanPlus for Microsoft Outlook agrega a Outlook el panorama de productividad basado en valores presentados en los libros de 7 Hábitos y Lo Que es Más Importante. Si uno no enfoca los valores, es posible que entres a Outlook a trabajar únicamente el e-mail y perder de vista lo que más te puede impactar la vida.


HOME: El Plan Plus home agrega a Outlook la vista de productividad que necesitamos. En lugar de ver únicamente el e-mail y los contactos, aquí ves notas, calendario, tareas y más, todo al mismo tiempo.

En la versión 4.0 hay varias mejoras (haz click en la imagen para ver versión grande).

  • Las tareas se pueden poner en categorías, permitiendo dividirlas por contexto, lo cual considero una mejor manera de planificar. (Ver marcador amarillo)
  • Las notas diarias te permiten grabar información diversa en un lugar centralizado, ahorrando así tiempo y no perdiendo información que apuntaste en un PostIT que luego se extravió. Las notas diarias ahora tienen texto enriquecido (en las previas versiones eran texto simple). (Ver marcador marrón arriba). La versión de PDA se ve en la imagen de la izquierda.
  • En la parte de arriba del Plan Plus Home hay un nuevo menú para saltar a otras partes importantes de PlanPlus for Microsoft Outlook. (Ver marcador rojo arriba)
BRÚJULA SEMANAL (COMPASS)
Una de las herramientas más productivas de este software es la brújula semanal. Si estás perdido en el bosque, ¿qué te sirve más, un cronómetro o una brújula? La brújula te da dirección.

En la brújula llenas dos partes:
  1. Afilar la sierra -¿Qué voy a hacer esta semana para asegurarme que mi productividad sea sostenible en cada área de mi vida (Física, Mental, Social/Emocional y Espiritual? (Ver marcador verde)
  2. Metas para Roles - ¿Qué es lo mejor que puedo hacer esta semana para mejorar este rol? (Flechas amarillas)
Si yo quiero terminar mi semana sintiendo que hice algo productivo, es importante como mínimo establecer metas en estas áreas importantes.

Otro aspecto nuevo en esta versión es que la brújula semanal sincroniza con PDA. Eso es bueno, porque puedo aprovechar y planificar mi brújula semanal desde la comodidad de un sofá el Domingo en la tarde. También puedo consultar a media semana a ver cómo me va con las metas que me había puesto.







PROYECTOS
Desde la versión tres, Plan Plus for Outlook trae una herramienta para definición y administración de proyectos. En esta versión del software, esta herramienta viene muy mejorada.

Lo que me gusta es que está 100% integrado a la herramienta de planificación. Yo sé que Microsoft Project puede integrarse con Outlook, pero ahora lo hace de manera impecable. Entonces la ejecución del proyecto se vuelve más sencilla de administrar. Como ejemplo, puede ver con el marcador verde cómo la asignación de una sub-tarea a otra persona se hace de la misma manera que lo hace Outlook.


Conforme se va avanzando en el proyecto, se registra en la parte derecha (marcador amarillo) y se puede reportar el avance a menudo con un sólo click para generar un reporte.

La otra ventaja que proporciona esta versión es que, nuevamente, hay sincronización con una versión en PDA del proyecto. Esto vale oro! Es tan útil poder monitorear el avance de un proyecto en cualquier lugar. Por ejemplo, estoy en una reunión y puedo con mi PDA hacer las preguntas pertinentes referentes al proyecto.

Pero si hay otras herramientas para administración de proyectos: ¿Por qué esta?
Es que hay muchos tipos de proyectos. Para un proyecto grande, el cual es mi principal trabajo, yo usaría una herramienta de mapa mental o Microsoft Project para adminsitrarlo -- de eso no hay duda. Pero para un proyecto de los tantos que tenemos, donde yo soy el principal ejecutor y administrador, pero que involucra a otras personas, esta herramienta es ideal.

LO MALO
Un par de cosas que necesita:
  1. Aún no hay soporte para Outlook en otros idiomas, sólo Inglés.
  2. Según lo que he visto, le han quitado el Values Wizard, Goals Wizard y Mission Gallery que habían en otras versiones. Estas herramientas ayudaban a personas a definir sus valores, sus metas y su misión de vida.
CÓMO PROBARLO?
Si deseas probar esto, vas a necesitar que Outlook esté totalmente en inglés. No sólo el software, sino también los nombres de las carpetas. Es decir, si en las carpetas dice Buzón de Entrada, aunque Outlook esté en Inglés, no te va a funcionar. Si dice Inbox, entonces estás bien.

Si esta condición se da, el Plan Plus for Outlook, en mi experiencia, funciona muy bien, muy estable y no hay problemas de instalación. Puedes bajar la versión de evaluación aquí. Si ocupan apoyo o tienen alguna pregunta, no duden en contactarme.

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¿Usamos la Tecnología para Mentir?

Según un estudio en el Reino Unido, regularmente decimos "mentiras blancas" para evitar algo desagradable con la verdad.

Lo interesante es que los encuestados dicen que es más fácil mentir usando tecnología -- chat, e-mail, SMS, etc.

Si la tecnología es muy eficaz para mentir; mi pregunta es: ¿mentir es eficaz?


Mintieron referente al trabajo: 67%

  • Referente a la salud - 43%
  • Referente al trabajo terminado - 23%
  • Escondiendo un error - 18%
Mintieron en la vida personal: 40%
  • Referente a compra de ropa y el costo de la(s) prenda(s) - 37%
  • Referente a la apariencia de otra persona - 35%
  • Cuánto comieron? - 31%
  • Cuánto pesan? - 32%
Foto por Mary Grace.

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domingo, diciembre 17, 2006

Sobre-Saturación de Información

Mucho se habla de la "Sobre-Saturación de Información".

El problema NO es sobre saturación -- si lo fuera, cuando entráramos a una biblioteca nos moriríamos.

El problema es no saber cómo manejarlo.
La cantidad de información que manejamos hoy en día "ES". Y de hecho, se va ir empeorando. Lo que sí podemos hacer es manejarlo eficazmente. ¿Vale?

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martes, diciembre 05, 2006

Sincronía -- El medio apropiado

Tenemos varias maneras de comunicarnos con nuestros principales contactos: Teléfono, e-mail, mensaje SMS, Chat, *salud* fax, etc.

Todos tienen su lugar, no hay uno que es mejor que el otro. Analicemolos por su grado de sincronía. Sincronía es decir Mismo Tiempo. Pero no es un booleano: SI/NO. Hay grados de sincronía.

Tomemos una conversación telefónica. Es muy sincrónica. Las dos personas están interactuando al mismo tiempo. Es muy efectivo para resolver cosas críticas, resolver problemas juntos o para cuando hay que coordinar algo entre pares. El problema de este grado de sincronía es que interrumpe. Cuando Pedro llama al Sr. Rajuela para recordarle algo, está implícitamente diciéndole "no sé lo que estabas haciendo, pero esto es más importante que eso".

Del otro lado está el e-mail. Es muy a-sincrónica. Yo te escribo el e-mail sin interrumpirte. Tu lees el e-mail sin interrumpirme. Puedo enviarla a varias personas en un mismo instante. Pero es muy malo para resolver ciertos problemas -- ¿Qué tal reunirnos viernes? Respuesta: No, viernes no puedo. Respuesta. ¿Y lunes? Respuesta: Regreso de viaje. Puedo luego de comer... ¡Pare! Hazlo con un método más sincrónico.

El Mensaje Instantáneo, IM o Chat es un sistema intermedio. Es semi-sincrónico. Si te llega una llamada telefónica, si necesitas llenar tu taza de café, el chat lo permite. Pero al mismo tiempo permite una interacción menos laboriosa que el e-mail (y por ende mucho más rápida). Claro, mal usado, también tiene sus problemas

Medio Apropiado

  • El otro día coordinando con alguien una reunión, él empezó a hacerlo por e-mail. Luego de dos e-mails, decidí esperar y continuar en IM. Usa el medio apropiado.
  • ¿Recibiendo instrucciones detalladas por teléfono? ¿Por medio de intermediarios? ¿Puedes mandarme el número de serie y la dirección por e-mail? Así evitamos problemas. (Y lo que no le dije es que: así puedo regresar a trabajar en lo que es más importante en este momento para mí)
  • ¿Recibiendo listas de cosas por IM? Sabes qué, en IM casi no queda registro de la conversación -- mejor mándalas por e-mail.
Piensa en el medio apropiado antes de lanzar el mensaje al otro lado. Piensa no sólo en TU productividad, sino en la de tu corresponsal.

Foto por ZeldaMoon

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miércoles, noviembre 15, 2006

alGrano: Un Planificador Confiable libera la Mente

Imagínate que llegas a la casa de un amigo que se queja que su computadora está muy lenta. Te pide ayuda y resulta que tiene 18 programas abiertos: Word, Excel, Visio, Project, Outlook, Explorer, FireFox y once otros programas. Por supuesto que está lento!", le dices, "Cierre todo eso y deje los tres o cuatro que realmente estás usando en este momento." Preocupado dice, "Es que no puedo cerrar Excel porque estoy haciendo un presupuesto."

En el ejemplo la respuesta que le darías nos parece obvia - "¡Tienes que guardar el archivo abierto y cerrar Excel!"; pero ¿sabes qué? Casi todos nosotros estamos usando nuestra "Memoria RAM" mental para acordarnos de cosas pendientes en lugar de guardar y cerrar las cosas en un sistema confiable.

¿Y sabes qué es lo peor? Que usualmente nuestra mente nos recuerda estos pendientes en el momento menos adecuado. Algunos ejemplos:

  • Te acuerdas que hay que llamar a tu cliente Pedro Picapiedra cuando estás volando en avión y no puedes llamarlo.
  • Recuerdas el e-mail que tenías que enviar hoy a la agencia de publicidad mientras estás con tu esposa en el teatro a las 9:21pm.
  • Estás en el gimnasio luego de pasar por el centro comercial y te acuerdas que no compraste el papel higiénico.


Todo esto se convierte en estrés. Estrés totalmente evitable. Lo único que necesitas son dos cosas:

  1. Guardar todo en un Planificador. Voy a enfatizar: Guardar TODO en un Planificador.
  2. Revisar el Planificador regularmente y en los momentos adecuados, de tal manera que puedas confiar en él.
Vamos Al Grano: Si en algún momento te acuerdas de algo y dices "tengo que…" o "debería de…"; eso indica que ese item está en "Memoria RAM" y no está guardado en el Planificador. Cuando escuches esas palabras, anótelo. Tenga listas de ideas, de compras, de llamadas por hacer, e-mails por redactar, etc.

Hágase del hábito de buscar en el planificador semanalmente para que su mente no tome el control otra vez.

Un ejemplo práctico: Tienes 10 minutos libres porque la junta terminó temprano. Tienes un teléfono en frente. Es un buen momento para hacer una o varias llamadas. Como tienes TODO listado en el planificador, vas a la lista de “Llamadas por Hacer” y escoges de allí la llamada según su prioridad e importancia.

Otro ejemplo práctico: El vuelo se atrasó. Estás en el aeropuerto, sin internet, esperando abordar el avión para regresar a casa. Sacas tu laptop y dispones de tiempo para sacar algo adelante. Revisas tu lista de pendientes del planificador y escoges el item de mayor impacto para ejecutar en ese momento.

Una vez que logras anotar todo en el planificador y confiar en el sistema para recordarte de los pendientes en momentos adecuados, vas a notar que tu nivel de estrés baja y tu productividad incrementa - igual a la computadora de tu amigo una vez que cierre 14 de los 18 programas que tenía abiertos.

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martes, noviembre 07, 2006

¿Fumar Marijuana o abrir el Chat?


En un estudio que hicieron sobre productividad pusieron a tres grupos de personas a resolver una prueba en la computadora:
a- Grupo normal -- Sólo la aplicación de prueba abierta en la computadora.
b- Grupo "chat" -- Estos tenían abierto su programa de I.M. (chat)
c- Grupo drogado -- Igual al grupo (a), pero habían fumado mariguana.

El resultado esperado es que el grupo (a) terminó con mejores resultados.

El resultado inesperado es que el grupo Mariguanos (c) terminó con mejores resultados que el grupo Chatero (b).

A veces no nos damos cuenta cuánto nos afecta la interrupción de tener el chat abierto. Y no es por culpa del medio -- el chat es una herramienta nada más -- el problema es la interrupción.

Yo creo que el chat es una buen herramienta, pero hay que saberla usar. Se me ocurre una lista rápida de sugerencias:

  • Tener cuidado con el chat personal. Lo abres cuando estás con ganas de hablar y cuando no te va a afectar el objetivo en mente.
  • El chat es semi-sincrónico. No tienes que contestar todo "YA".
  • Dile al primo que estás en algo, que mejor chatean después.
  • Use el rótulo de "ocupado" y respete el rótulo de los demás.
Es buena tecnología, puede ser eficaz, pero sólo por ser tecnología, no siempre es eficaz.

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lunes, octubre 30, 2006

alGrano: La Prioridad “A-B-C” no mira el Contexto

Muchos de nosotros hemos sido entrenados en algún taller de “Administración del Tiempo” como lo es Focus – Logre sus Más Altas Prioridades que prioricemos las tareas y ejecutar primero las más importantes. El problema es que *prioridad* no es el único criterio para determinar cuál es la siguiente acción a tomar en un momento dado.

Según el libro Organízate con Eficacia de David Allen, debemos tomar en cuenta cuatro factores diferentes para saber cuál es la siguiente tarea a ejecutar:

  1. Contexto. ¿Dónde estás? ¿Qué herramientas tienes disponibles en este momento? Por ejemplo, no puede usted llamar a alguien si no estás junto a un teléfono. Tampoco puede usted hacer una planificación presupuestaria sin Excel y los documentos del año pasado al frente.
  2. Tiempo Disponible. ¿Cuánto tiempo disponible tiene usted en este momento? ¿2 minutos? ¿2 horas? ¿20 horas? ¿Qué tareas podría usted ejecutar en el tiempo disponible? Por ejemplo, algunas llamadas telefónicas o e-mails podrían hacerse en dos minutos, o tal vez para encontrar la información relevante para la planificación presupuestaria, pero no para iniciar esa tarea.
  3. Energía Disponible. Hay tareas que necesitan una cuota de creatividad muy alta y otras son mucho más rutinarias. Tal vez un viernes en la tarde después de batallar con el tránsito un par de horas no es el momento correcto para hacer un plan de mercadeo, aunque tuviera usted tiempo suficiente y estuviera usted en el contexto correcto.
  4. Prioridad. Ahora sí, dado un contexto, con un tiempo disponible y con la energía requerida, ¿cuál es la tarea que mayor impacto va a producir en su vida en este momento?

Al Grano: Con la Planificación Semanal no es posible estimar correctamente los cuatro factores por adelantado. Entonces, durante el fin de semana usted piensa que el jueves en la tarde podrá ejecutar una tarea, pero al llegar el momento, por uno o varios de los factores anteriores, ya no es práctico. Esta frustración es la que causa que muchos dejen de planificar! ¡No dejen de planificar! Lo único que hay que hacer es adquirir un paradigma nuevo y hacerlo diferente. Esta es mi sugerencia:

· Planifica una tarea (To-Do Priorizado) para un día únicamente cuando es 100% obligatorio hacer esa tarea ese día. O sea, sólo las tareas “A1”

· Todo lo demás se deja en la Lista Maestra de Tareas.

· La Lista Maestra se organiza por Contextos, o más bien por herramientas. El planificador en papel tiene dos categorías: Personal y Profesional. Se deshecha esto y cámbielo por las categorías siguientes:

o Casa – Tareas que necesitan hacerse en casa
o Computadora – Tareas que se requieren hacer en la computadora
o Computadora-Internet – Tareas que requieren estar en-línea para hacerse
o Llamadas – Llamadas telefónicas por hacerse
o Mandados ­– Visitas, Compras, Pagos, etc. o Oficina – Tareas que necesitan hacerse en la oficina.

· Cada uno de los contextos anteriores está debidamente priorizado con el sistema A-B-C que se acostumbra

Entonces, cuando llega ese viernes en la tarde luego de batallar con el tránsito, el proceso de decisión se parecería a esto

  1. Estoy en la oficina. Puedo hacer tareas de Oficina, Computadora, Llamadas y Computadora-Internet.
  2. Tengo dos horas disponibles
  3. No tengo mucha energía.
  4. Reviso las cuatro listas anteriores e intuitivamente escojo la tarea por hacer: Voy a investigar el website del producto que vi en la revista del avión.

El resultado es que convierto en productivo el tiempo de baja energía, en lugar de abrir el documento de presupuesto para no generar nada.

Otro ejemplo. Estoy esperando a que mi familia termine de alistarse para salir al cine.

1. Estoy en casa. Puedo hacer tareas Casa y Llamadas

2. Tengo, tal vez, 5 o 6 minutos disponibles.

3. Reviso rápidamente mi planificador y veo que hay unas llamadas que puedo hacer: Hola, ¿servicentro? Quería hablar con un vendedor para una cotización de llantas…

El resultado es que normalmente hubiera perdido esos 5 o 6 minutos porque no eran “planificables” el domingo pasado cuando hice mi planificación semanal. Ahora los aproveché y saqué una tarea adelante. ¿Era la más “prioritaria” en mi lista? No, pero sí era la correcta para ejecutar en ese momento.

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sábado, octubre 21, 2006

Diccionario Inglés-Español en línea


Muchas veces estamos leyendo, traduciendo, escribiendo algo que está en inglés y nos ayudaría un diccionario Español-Inglés fácil de buscar y con mejores entradas que el que tiene Word 2003.

Fíjate en www.Colexica.com. Me encanta que puedes escribir una palabra en cualquiera de los dos idiomas y ella te devuelve muchos resultados.

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viernes, octubre 20, 2006

Andamos como Batman -- Pero: ¿somos más efectivos?

Hoy en día parece que todos andamos vestidos de Batman con un montón de tecnología colgando de nuestras fajas o en nuestros bolsos. La pregunta del millón es: ¿realmente nos hace más efectivos?

Yo creo que sí te puede hacer más productivo -- pero hay que saber manejar la tecnología porque cada vez que agregamos algo a nuestro bati-cinturón, cambiamos nuestro entorno y si no nos cuidamos, nos puede salir el tiro por la culata.

Hablemos de las tecnologías: Office, Celulares, e-mail, PDAs, etc. Pero no adoremos la tecnología-- busquemos hacer que la tecnología sea nuestro sirviente y no nosotros servirla a ella.

Les invito a participar.

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